ANNEXE
CONVENTION DE DÉLÉGATION PAR LE HAUT CONSEIL DU COMMISSARIAT AUX COMPTES À LA COMPAGNIE NATIONALE DES COMMISSAIRES AUX COMPTES DU SUIVI DU RESPECT DES OBLIGATIONS DE FORMATION CONTINUE DES COMMISSAIRES AUX COMPTES
Entre :
Le Haut Conseil du commissariat aux comptes (H3C), représenté par sa présidente, Mme Florence Peybernès,
Ci-dessous désigné « le délégant »,
Et
La Compagnie nationale des commissaires aux comptes (CNCC), représentée par son président, M. Yannick Ollivier,
Ci-dessous désignée « le délégataire »
Vu le règlement UE 537/2014 du Parlement européen et du Conseil du 16 avril 2014 relatif aux exigences spécifiques applicables au contrôle légal des comptes des entités d'intérêt public et abrogeant la décision 2005/909/CE de la Commission, notamment ses articles 22 et 24 ;
Vu la directive 2006/43/CE du Parlement européen et du Conseil du 17 mai 2006 concernant les contrôles légaux des comptes annuels et des comptes consolidés, modifiée par la directive 2014/56/UE puis par la directive 2022/2464 du Parlement européen et du Conseil du 14 décembre 2022, notamment ses articles 32.4, 32.4 ter et 36 ;
Vu le code de commerce, notamment ses articles L. 821-1, L. 822-4, R. 822-21 à R. 822-23, et A. 822-28-1 à A. 822-28-10 ;
Vu la convention du 12 avril 2017, homologuée par arrêté du garde des sceaux, ministre de la justice, du 2 mai 2017, déléguant à la CNCC le suivi du respect des obligations de formation continue des commissaires aux comptes ;
Vu la décision du H3C en date du 23 mars 2023 définissant les modalités de déclaration par les commissaires aux comptes de leurs obligations de formation professionnelle continue ;
Vu la décision du H3C en date du 6 avril 2023 approuvant la présente convention et autorisant sa présidente à la signer ;
Vu la délibération du Conseil National de la CNCC en date du 6 avril 2023 approuvant la présente convention et autorisant son président à la signer,
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule
En application du 3° du I de l'article L. 821-1 du code de commerce, le H3C « définit les orientations générales et les différents domaines sur lesquels l'obligation de formation continue peut porter et veille au respect des obligations des commissaires aux comptes dans ce domaine ».
Il peut, conformément au 2° du II de l'article L. 821-1 du code précité, déléguer à la CNCC le suivi du respect des obligations de formation continue des commissaires aux comptes. Lors de la réunion de son collège le 21 juillet 2016, le H3C a décidé de déléguer cette mission à la CNCC.
Le 12 avril 2017, les présidents du H3C et de la CNCC ont signé une convention de délégation qui a été homologuée le 3 mai 2017 par arrêté du garde des sceaux, ministre de la justice. Cette convention d'une durée de trois années a été tacitement reconduite pour une nouvelle période de trois ans.
A l'issue de cette période de 6 années d'exercice de la délégation par la CNCC, le H3C a estimé opportun de procéder à l'actualisation de la convention au regard de sa mise en œuvre pratique et de l'évolution des textes.
Par décision en date du 6 avril 2023, le collège du H3C a approuvé la présente convention et a autorisé son président à la signer.
Par délibération en date du 6 avril 2023, le Conseil National de la CNCC a approuvé la présente convention et a autorisé son président à la signer.
Article 1er
Tâches déléguées
Le délégant confie au délégataire la réalisation de toutes les tâches relatives au suivi du respect des obligations de formation continue des commissaires aux comptes prévues à l'article L. 822-4 du code de commerce, en ce compris la formation particulière visée au II du même article.
Article 2
Conditions de mise en œuvre des tâches déléguées
2.1. Procédure appliquée par le délégataire
2.1.1. Déclaration des obligations de formation continue des commissaires aux comptes
En application du I l'article L. 822-4 du code de commerce, les commissaires aux comptes inscrits sur la liste mentionnée au I de l'article L. 822-1 du même code sont tenus de suivre une formation professionnelle continue leur permettant d'entretenir et de perfectionner leurs connaissances.
En application du II de l'article L. 822-4 de ce code, toute personne inscrite sur la liste mentionnée précédemment, qui n'a pas exercé des fonctions de commissaire aux comptes pendant trois ans et qui n'a pas respecté durant cette période l'obligation de formation continue mentionnée ci-dessus, est tenue de suivre une formation particulière avant d'accepter une mission de certification.
Conformément aux dispositions légales et réglementaires, les commissaires aux comptes doivent déclarer les conditions dans lesquelles ils ont satisfait aux obligations de formation prévues à l'article L. 822-4 du code de commerce.
En application de l'article A. 822-28-9 alinéa 1 du code de commerce, par décision en date du 23 mars 2023 susvisée, le H3C a défini les modalités de cette déclaration.
Le délégataire met à la disposition des commissaires aux comptes son système d'information déclaratif des heures et actions de formation effectuées (conférence, animation de formation…).
Via ce système, le délégataire collecte auprès des commissaires aux comptes les informations relatives aux actions de formation qu'ils ont effectuées, ainsi que les justificatifs utiles au contrôle du respect de leurs obligations de formation, tels que prévus par les textes.
Ce système d'information doit permettre au délégataire de réaliser les opérations de contrôle et de suivi décrites aux 2.1.2 et 2.1.3.
2.1.2. Contrôle du respect des obligations de formation continue des commissaires aux comptes
Le délégataire vérifie, grâce à son système d'information, le respect des obligations quantitatives de formation continue prévues par les dispositions légales et réglementaires, la communication des pièces justificatives précitées ainsi que l'exhaustivité des déclarations au regard de celles qui auraient dû être effectuées en application des textes.
Le délégataire met en œuvre des contrôles, notamment par sondages, lui permettant de s'assurer de la réalité des formations déclarées et de leur conformité aux obligations de formation prévues par les textes.
En tant que de besoin, le délégant et le délégataire se concertent en vue de définir l'étendue des contrôles à réaliser mentionnés ci-dessus.
Afin de s'assurer de l'adéquation des formations suivies par les commissaires aux comptes avec leur activité, un contrôle est susceptible d'être réalisé lors des contrôles d'activité des cabinets. Ce contrôle ne fait pas l'objet de la présente délégation.
2.1.3. Suivi du respect des obligations de formation continue des commissaires aux comptes
Le délégataire met en œuvre un suivi individuel du respect des obligations de formation continue des commissaires aux comptes.
Il recense les commissaires aux comptes ne respectant pas leurs obligations de formation continue, et fournit au délégant tout élément utile permettant d'apprécier les cas susceptibles de constituer des manquements aux obligations de formation continue des commissaires aux comptes.
En tant que de besoin, le délégant et le délégataire se concertent en vue de définir l'étendue des informations mentionnées ci-dessus.
2.2. Moyens
Le délégataire se dote de moyens et de ressources appropriés pour réaliser les tâches déléguées.
Sans préjudice de l'alinéa 3 du 6.2, le délégataire peut recourir au personnel des compagnies régionales pour la gestion administrative des tâches déléguées.
Article 3
Secret professionnel - confidentialité - déontologie - protection des données à caractère personnel
3.1. Secret professionnel
En application de l'article L. 821-3-3 du code de commerce, le délégataire, son personnel et les personnes qui participent, à quelque titre que ce soit, même occasionnellement, à la mise en œuvre de la délégation sont tenus au secret professionnel pour les faits, actes et renseignements dont ils ont pu avoir connaissance en raison de l'exécution de la présente convention.
Les personnes participant à la réalisation des tâches déléguées signent une déclaration par laquelle elles s'engagent à respecter le secret professionnel et la confidentialité visée à l'article 3.2 ci-dessous.
Le délégataire met en œuvre les moyens nécessaires au respect de ces obligations par les personnes participant à la réalisation des tâches déléguées.
3.2. Confidentialité
Tous documents et informations non publics dont ont connaissance les personnes participant à la réalisation des tâches déléguées dans le cadre de la présente convention sont confidentiels.
Le délégataire met en œuvre les moyens nécessaires au respect de ces obligations par les personnes participant à la réalisation des tâches déléguées.
3.3. Déontologie
Les personnes participant à la réalisation des tâches déléguées s'engagent à respecter les règles déontologiques professionnelles figurant dans le règlement intérieur du H3C qui leur sont applicables et à déclarer au délégataire toute situation de nature à affecter leur indépendance ou leur objectivité. Elles signent à cet effet une déclaration d'indépendance par laquelle elles s'engagent à ne pas participer aux tâches déléguées en cas de conflit d'intérêts.
Le délégataire se porte fort du respect de ces obligations par les personnes participant à la réalisation des tâches déléguées.
3.4. Protection des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel traitées dans le cadre de la présente délégation sont encadrées par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 dite loi « Informatique et Libertés » et par le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (dit « RGPD »).
Au sens du RGPD, le délégant est qualifié de responsable de traitement, le délégataire est qualifié de sous-traitant.
Le délégataire s'engage à traiter les données à caractère personnel dans le respect des dispositions de la loi Informatique et Libertés et du RGPD et en particulier des dispositions prévues par l'article 28 relatif à la sous-traitance. Le traitement est décrit en annexe 1 à la présente convention.
Conformément aux dispositions prévues par l'article 30 du RGPD, le délégataire tient un registre de toutes les catégories d'activités de traitement effectuées pour le compte du délégant.
Conformément à l'article 32 du RGPD, il met en œuvre les mesures et les moyens organisationnels et techniques propres à garantir la sécurité, l'intégrité et la confidentialité des données auxquelles il a accès.
Ces mesures sont décrites en annexe 2 à la présente convention.
Les échanges de données entre le délégant, le délégataire, son personnel ainsi que toutes les personnes qui participent, à quelque titre que ce soit, même occasionnellement, à la réalisation des contrôles et des tâches associées sont sécurisés.
Le délégataire aide le délégant à s'acquitter des obligations prévues par les articles 12 à 23 et 32 à 36 du RGPD.
Sur demande du délégant, le délégataire justifie des mesures et moyens mis en œuvre.
Les coordonnées des délégués à la protection des données du délégant et du délégataire sont les suivantes :
Pour le délégant :
Délégué à la protection des données,
Haut Conseil du commissariat aux comptes,
104, avenue du Président-Kennedy, 75016 Paris.
Adresse email : dpd@h3c.org.
Pour le délégataire :
Délégué à la protection des données,
200-216, rue Raymond-Losserand, CS 70044, 75680 Paris Cedex 14.
Adresse email : protection.donnees@cncc.fr.
Article 4
Durée de conservation des documents
Les informations et documents liés à l'exercice de la délégation sont conservés par le délégataire pendant une durée de 10 ans à compter de la date de remise du rapport visé à l'article 5.1 de la présente convention.
Ils sont remis au délégant à l'issue de la délégation en l'absence de renouvellement. La remise doit s'accompagner de la destruction de toutes les copies existantes dans les systèmes d'information du délégataire. Le délégataire doit justifier par écrit de cette destruction.
Article 5
Suivi et contrôle de l'exécution de la délégation par le délégant
5.1. Modalités de suivi et de contrôle
Afin de permettre au délégant d'assumer la responsabilité finale du suivi du respect des obligations de formation continue des commissaires aux comptes conformément à l'article 32.4 c de la directive 2006/43/CE du 17 mai 2006, le délégataire rend compte chaque année au délégant du déroulement de la délégation en lui adressant un rapport relatif à l'exécution matérielle et aux coûts de celle-ci.
Ce rapport comprend au minimum :
- une synthèse et une analyse des éléments quantitatifs relatifs au respect des obligations de formation continue ;
- une synthèse et une analyse des contrôles et suivis réalisés conformément aux 2.1.2 et 2.1.3 ;
- un état faisant apparaître de façon individuelle les commissaires aux comptes n'ayant pas respecté leurs obligations de formation continue.
En tant que de besoin, le délégant et le délégataire pourront se concerter en vue de préciser les informations devant figurer dans ce rapport.
Pour chaque année N, le rapport est communiqué au plus tard le 31 juillet de l'année N+1.
Le délégant peut procéder à des contrôles sur le système d'information déclaratif mis à disposition des commissaires aux comptes.
En outre, le délégataire s'engage à fournir au délégant, dans un format exploitable par celui-ci, les extractions des informations issues de son système d'information déclaratif relatives aux formations effectuées par les commissaires aux comptes, aux heures de formation déclarées par ces derniers ainsi qu'aux heures de formation retenues en application des règles de plafonnement prévues par à l'article A. 822-28-3 du code de commerce. Le délégataire met tout en œuvre pour permettre au délégant d'exercer les contrôles requis pour évaluer la bonne exécution de la délégation. A ce titre, le délégataire doit permettre l'accès du délégant à ses locaux, ainsi que l'accès à toute base documentaire et tenir à sa disposition tous les documents afférents à la réalisation des tâches déléguées.
En tant que de besoin, le délégant et le délégataire se concertent en vue de la bonne exécution des tâches déléguées.
5.2. Clause particulière
En application de l'article 24 point 2 alinéa 2 du règlement UE 537/2014 du 16 avril 2014 relatif aux exigences spécifiques applicables au contrôle légal des comptes des entités d'intérêt public et de l'article 32.4 ter alinéa 3 de la directive 2006/43/CE du 17 mai 2006, le délégant peut mettre fin à la délégation consentie, mission par mission et au cas par cas.
Article 6
Cadre financier de la délégation
6.1. Cadre général
Le délégataire établit et communique au délégant avant le 31 octobre N-1 :
- le descriptif des moyens à mettre en œuvre pour assurer le respect de ses obligations au titre de l'année N ;
- le projet de budget détaillé traduisant les coûts prévisionnels apparaissant nécessaires, au regard de ce descriptif.
Au plus tard le 1er décembre N-1, le budget définitif de l'année N est arrêté en concertation entre les parties. Ce budget détermine le montant maximum facturable, désigné par l'expression « montant annuel facturable ».
Le délégataire facture au délégant, hors champ d'application de la TVA, aux 31 mai, 1er septembre et 15 décembre de l'année N, une somme correspondant à un tiers du montant annuel facturable.
Au plus tard le 15 décembre N, le délégataire adresse au déléguant une estimation des coûts engagés au titre de l'année N.
Au plus tard le 15 mars N+1, le délégataire adresse au délégant un décompte détaillé des coûts réels supportés par lui dans le cadre de la délégation et restitue, le cas échéant, au délégant les sommes perçues excédant ce décompte.
Le délégataire met à disposition du délégant, lorsque celui-ci en fait la demande, les pièces justificatives des coûts réels.
6.2. Révision du cadre financier
La révision du montant annuel facturable peut intervenir à la demande de l'une ou l'autre des parties dès lors que les coûts constatés ou réestimés, sur la base de justificatifs ou d'analyses précises, s'écartent du montant budgété.
Le délégant et le délégataire s'efforcent de trouver un accord dans un délai de deux (2) mois, à compter de la demande de révision.
Ils se rapprochent régulièrement pour rechercher les conditions économiques optimales d'exécution de la délégation qui permettent de maintenir un niveau de qualité équivalent. Ils peuvent, le cas échéant, faire appel à un expert pour les aider dans cette recherche.
Article 7
Substitution dans les droits et obligations en cours
Sous réserve des dispositions du 5.2 de la présente convention, le délégataire est substitué au délégant dans tous ses droits et obligations relatifs à l'objet de la délégation défini à l'article 1 pendant la durée de celle-ci.
Article 8
Durée
La présente convention est conclue pour une durée de trois (3) ans, renouvelable par période de trois (3) ans, par tacite reconduction sauf dénonciation par l'une ou l'autre des parties par écrit au moins trois mois avant la date d'échéance de la convention.
Article 9
Révision - Résiliation de la convention
9.1. Révision
Le délégant et le délégataire conviennent de réviser les conditions et modalités de la délégation en cas de survenance d'un évènement extérieur, imprévisible et bouleversant l'économie de la convention.
Ils s'efforcent de trouver un accord sur la révision de la convention qui continue à s'appliquer pendant la période de négociation.
9.2. Résiliation
Toute modification de la présente convention fait l'objet d'un avenant.
La présente convention peut être résiliée d'un commun accord des parties, notamment si elles le décident en cas d'échec de la renégociation de la convention prévue au 9.1 Un avenant règle les conditions de cette résiliation ainsi que sa date d'effet.
Le délégant peut résilier la convention dans les cas suivants :
- en cas de reprise de l'ensemble des tâches déléguées. La décision de résiliation ne peut prendre effet qu'après un délai minimum de six mois à compter de la date de sa notification, adressée au délégataire par lettre recommandée avec avis de réception ;
- en cas de manquement du délégataire à ses obligations au titre de la présente convention ou en cas de désaccord sur le montant annuel facturable défini au 6.1.
Un manquement peut être caractérisé soit en cas de faits d'une particulière gravité, soit en cas de faits dont le caractère récurrent est de nature à compromettre la bonne exécution de la mission déléguée.
En cas de manquement justifiant la résiliation pour faute du délégataire, le délégant envoie au délégataire, par lettre recommandée avec avis de réception, une lettre de mise en demeure précisant le ou les manquement(s) et exigeant de celui-ci qu'il remédie à ces manquement(s) constaté(s) dans un délai fixé par le délégant apprécié en fonction de l'urgence de la situation, de la nature du manquement et des mesures correctrices à mettre en place. A l'expiration de ce délai, si le délégataire ne s'est pas conformé à ses obligations, le délégant lui notifie la résiliation de la convention ainsi que sa date de prise d'effet.
Article 10
Responsabilité - Assurances
Le délégataire est responsable de la bonne réalisation des tâches déléguées dans le cadre de la présente délégation, quelles que soient les modalités retenues pour leur exécution.
Il fait son affaire personnelle de tous les risques, réclamations, litiges pouvant survenir en raison de l'exécution de la présente délégation.
Dans l'ensemble de ces cas, le délégataire informe le délégant par tous moyens.
Le délégataire souscrit auprès d'une ou plusieurs compagnies d'assurances les garanties qui couvrent ces différents risques.
Article 11
Entrée en vigueur et dispositions transitoires
La présente convention entre en vigueur le lendemain de son homologation par le garde des sceaux.
La convention en date du 12 avril 2017 continue de produire ses effets jusqu'à l'entrée en vigueur de la présente convention.
Président de la CNCC,
Y. Ollivier
Présidente du collège du H3C,
F. Peybernès