Le préfet convoque la commission départementale de la coopération intercommunale. La convocation est adressée aux membres de la formation concernée par écrit et à domicile cinq jours au moins avant le jour de la réunion, accompagnée de l'ordre du jour et d'un rapport explicatif pour chaque affaire inscrite à l'ordre du jour. En cas d'urgence, ce délai peut être réduit à trois jours.
Les formations des commissions départementales de la coopération intercommunale peuvent se réunir en formation interdépartementale lorsque les projets examinés intéressent des communes appartenant à des départements différents. La formation interdépartementale est présidée conjointement par les préfets de ces départements. Les dispositions des articles R. 5211-35 à R. 5211-40 lui sont applicables.
Le préfet peut décider que la réunion de la commission se tient en plusieurs lieux, par visioconférence. Lorsqu'elle se tient par visioconférence, il en est fait mention dans la convocation. Lorsque la moitié au moins des membres de la commission demande qu'il soit fait usage de la visioconférence, le préfet ne peut refuser que par une décision motivée. Cette demande doit être présentée au préfet trois jours au moins avant la réunion de la commission.
Le quorum est apprécié en fonction de la présence des membres dans les différents lieux de réunion.
Le règlement intérieur de la commission définit les modalités de mise en œuvre de la visioconférence dont les garanties en matière d'identification, de participation et d'information des participants ainsi que de confidentialité et d'enregistrement des débats.