Le dossier d'exploitation et de mise en sécurité de l'ouvrage doit être élaboré sous l'autorité du commandant d'ouvrage, en liaison avec l'autorité de coordination en matière de prévention et de protection contre le risque incendie dont il relève ou aux délégataires de cette autorité, notamment dans le cas où il ne dispose pas localement de l'expertise incendie nécessaire.
Il est procédé à l'examen de sa validité et à son éventuelle mise à jour :
- à l'occasion de chaque modification impactant la maîtrise des risques en matière de prévention et de protection contre l'incendie au sein de l'ouvrage souterrain concerné telle qu'elle résulte de l'évaluation des risques susmentionnée ;
- à l'occasion de chaque demande d'adaptation telle que mentionnée à l'article 8 ;
- à la suite d'un sinistre ou d'un accident ;
- a minima tous les deux ans, sur la base du retour d'expérience des exercices de sécurité incendie mentionnés à l'article 6.
Le commandant d'ouvrage soumet ce dossier, puis ses éventuelles mises à jour, à l'avis de l'autorité de coordination en matière de prévention et de protection contre le risque incendie dont il relève ou aux délégataires de cette autorité.
Le dossier d'exploitation et de mise en sécurité de l'ouvrage est présenté aux instances compétentes en matière de santé et de sécurité au travail dont relèvent les organismes et les antennes d'organisme présents dans l'ouvrage. Est retiré du dossier ce qui concerne exclusivement les activités à caractère opérationnel. Ces instances sont informées des mises à jour du dossier.
Ce dossier est tenu à disposition des agents exerçant leurs activités au sein de l'ouvrage, des agents chargés du contrôle de l'application de la réglementation visés à l'article 4 du décret du 29 mars 2012 susvisé et de l'autorité dont relève le commandant d'ouvrage ou de son délégataire.
Les données contenues dans le dossier d'exploitation et de mise en sécurité sont établies et accessibles dans les conditions permettant d'assurer la protection du secret de la défense nationale. Seuls les agents dûment habilités et appelés à en connaitre peuvent avoir accès aux informations classifiées contenues dans ce dossier.