Les autorisations sont demandées au moyen du formulaire CERFA n° 11551, établi par le responsable légal de l'entreprise, qui comprend une déclaration sur l'honneur mentionnant le nombre de conducteurs salariés de l'entreprise inscrits au registre unique du personnel et, s'il y a lieu, le nombre de conducteurs mis à disposition par une ou plusieurs autres entreprises dans le cadre de contrats de location de véhicules avec conducteur et attestant le respect par l'entreprise de ses obligations envers les administrations fiscales et les organismes de sécurité sociale et d'allocations familiales.
Les documents d'information relatifs à l'autorisation, au carnet de route et les attestations associées sont disponibles, soit sous la forme d'un fichier numérique soit sur papier blanc. Lorsqu'un document est conservé sous un format numérique, il convient que le conducteur soit en mesure de le montrer aux agents chargés du contrôle, sur un appareil mobile.
Le formulaire CERFA ci-dessus est disponible auprès des directions régionales de l'environnement, de l'aménagement et du logement et sur le site du ministère chargé des transports à l'adresse suivante :
www.ecologique-solidaire.gouv.fr
Les formulaires CERFA peuvent être transmis aux directions régionales de l'environnement, de l'aménagement et du logement sous forme papier ou sous forme électronique, via internet.
Les préfets de région (directions régionales de l'environnement, de l'aménagement et du logement) attribuent les autorisations via le système numérique CEMT.
Le responsable de l'entreprise accède aux autorisations attribuées via le système numérique CEMT. Chaque fois qu'une autorisation CEMT est délivrée, il lui est attribué via le système numérique un carnet de route dans lequel tous les voyages effectués sous le couvert de cette autorisation doivent être consignés.