L'aide est gérée par l'Agence de services et de paiement, avec laquelle l'Etat conclut une convention fixant notamment son objet et le rôle de l'agence.
L'entreprise adresse une demande d'aide à l'Agence de services et de paiement dans un délai maximal de six mois suivant la date de la fin de l'enregistrement phonographique pour lequel l'aide est sollicitée.
La demande doit permettre d'identifier précisément l'enregistrement phonographique pour lequel l'aide est sollicitée ainsi que le montant et le nombre des cachets versés aux artistes-interprètes participant à la réalisation de cet enregistrement et leur numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques. Les bulletins de salaire correspondants à l'enregistrement phonographique pour lequel l'aide est sollicitée pour l'ensemble des artistes déclarés sont joints à la demande d'aide.