Lorsqu'une inspection, des vérifications comptables, des mises en cause de responsabilité ou des réclamations révèlent de la part d'un notaire des irrégularités, des négligences, des imprudences ou un comportement de nature à créer un risque de mise en œuvre de la garantie collective, la caisse régionale peut désigner une personne chargée d'examiner les conditions d'exercice professionnel du titulaire de l'office avec pouvoir de lui donner tous avis, conseils, mises en garde, de procéder à tous contrôles et demander que soient prises toutes mesures destinées à assurer la sécurité de la clientèle et des fonds.
Peuvent être désignés à cette fin un notaire ou un ancien notaire ayant cessé son activité depuis moins de cinq ans.
Le conseil d'administration de la caisse régionale procède à cette désignation soit d'office, soit à l'initiative de son président, soit à la demande du procureur général compétent à raison du lieu d'exercice du notaire, du président de la caisse centrale de garantie ou du président de la chambre dont relève le notaire intéressé. Ce dernier ou la société titulaire de l'office peut également en faire spontanément la demande.
La désignation peut être faite pour une durée maximale d'un an, renouvelable une fois pour la même durée dans les mêmes formes.
Sur décision de la caisse régionale, la personne désignée peut être assistée de tout tiers dont les compétences apparaissent nécessaires au bon déroulement de la mission. Le conseil d'administration de la caisse régionale fixe la durée de l'intervention de ce tiers, qui agit sous la responsabilité de la personne désignée qu'il assiste.
La délibération du conseil d'administration de la caisse régionale qui décide la mesure est prise après que le notaire intéressé et, le cas échéant, le titulaire de l'office ont été invités à faire valoir leurs observations. Elle leur est notifiée, ainsi qu'à la personne chargée de la mission, par lettre recommandée avec accusé de réception ou exploit d'un commissaire de justice. Cette notification comporte la reproduction du présent article. Avis en est donné au procureur général, au président de la caisse centrale de garantie ainsi qu'au président de la chambre dont relève le notaire intéressé.
La personne désignée a les droits de recherche, de consultation, de communication, de remise de copies sur tout support et de vérification les plus étendus sur les documents de toute nature dont elle juge la représentation utile à sa mission.
La personne désignée est tenue, si le notaire intéressé méconnaît ses avis, ne défère pas à ses demandes ou si la situation de l'office le commande, d'en aviser sans délai le président du conseil d'administration de la caisse régionale de garantie et le procureur général, en vue de l'exercice éventuel de poursuites disciplinaires et, le cas échéant, de poursuites pénales.
La mission prend fin soit à l'expiration des périodes mentionnées au quatrième alinéa, soit sur décision du conseil d'administration prise à la demande du notaire intéressé, du titulaire de l'office ou de la personne désignée.
La délibération qui met fin à la mission est notifiée au notaire intéressé et au titulaire de l'office ainsi qu'à la personne désignée en application du deuxième alinéa. Avis en est donné au procureur général, au président de la caisse centrale de garantie et au président de la chambre intéressée. L'envoi de la délibération est accompagné d'un rapport établi par la personne désignée.
La mission peut faire l'objet d'une indemnisation versée à la personne désignée par la caisse régionale de garantie. Les sommes réglées sont considérées comme des dépenses de gestion de la caisse régionale. Toutefois, si le notaire intéressé ne respecte pas les avis et recommandations mentionnés au premier alinéa, tout ou partie de cette indemnité peut être mis à sa charge par délibération du conseil d'administration de la caisse régionale de garantie. Il en est de même des sommes versées au tiers désigné au cinquième alinéa.
Dans les cas visés au premier alinéa, communication des rapports d'inspection de l'office concerné est faite à la caisse régionale et à la caisse centrale de garantie, ainsi qu'au procureur général compétent à raison du lieu d'exercice du notaire.