Ce remboursement est accordé sur autorisation préalable, ou dans le délai de vingt-quatre heures suivant le terme du déplacement, et sur production des pièces justificatives correspondantes.
Les ordres de mission autorisant ces déplacements sont signés par le directeur de cabinet, le chef de cabinet ou son adjoint et comportent la mention : « remboursement des frais de repas, dans la limite des frais réellement engagés ».