Dans le cas où le vendeur ou loueur de véhicules mentionnés à l'article D. 251-1 du code de l'énergie, le professionnel ayant procédé à la transformation mentionnée aux articles D. 251-5 à D. 251-5-3 du même code, ou l'organisme distribuant les prêts définis à l'article R. 518-61 du code monétaire et financier, procède à l'avance du montant de l'aide, prévue par l'article D. 251-11 du code de l'énergie, il exige du bénéficiaire de l'aide la transmission des informations et de la totalité des pièces justificatives nécessaires à la constitution du dossier prévu aux articles 1er à 2-3 du présent arrêté.
Dans un tel cas, il est entendu qu'un certificat provisoire d'immatriculation correspondant à un numéro d'immatriculation définitif constitue une preuve d'immatriculation définitive admissible.
Le vendeur ou loueur de véhicules mentionnés à l'article D. 251-1 du code de l'énergie, le professionnel ayant procédé à la transformation mentionnée aux articles D. 251-5 à D. 251-5-3 du même code, ou l'organisme distribuant les prêts définis à l'article R. 518-61 du code monétaire et financier, qui procède à l'avance du montant de l'aide assure la conservation des pièces de chacun des dossiers pendant une durée minimale de 10 ans.
Conformément au troisième alinéa de l'article D. 251-9 du code de l'énergie, pour chacun des dossiers, l'indication, pour chacune des aides avancées, du montant de l'aide avancée, assorti des mentions obligatoires prévues par les alinéas susmentionnés, apparaît clairement et explicitement :
a) Dans le cas d'une acquisition, sur la facture d'achat du véhicule, en déduction du coût d'acquisition toutes taxes comprises ;
b) Dans le cas d'une location, en déduction du montant du premier loyer :
-soit sur le contrat de location ;
-soit sur le document précisant l'échéancier ou le plan de location et mentionnant la date de versement du 1er loyer, ou la quittance acquittée ou facture du premier loyer.
Le numéro définitif d'immatriculation du véhicule doit apparaître sur au moins l'un des documents précités. Chacun de ceux-ci doivent également comporter la référence du contrat de location ou le numéro d'immatriculation du véhicule afin de pouvoir être rattachés les uns aux autres.
A défaut des mentions obligatoires, prévues au troisième alinéa de l'article D. 251-9 du code de l'énergie, et de la mention de la déduction prévue au deuxième alinéa de l'article D. 251-9 du code de l'énergie, inscrites sur l'un des documents précités, le professionnel procédant à l'avance du montant de l'aide fournit une attestation conforme à un modèle mis à disposition par l'Agence de services et de paiement, contresignée par le locataire.
Le vendeur ou loueur de véhicules mentionnés à l'article D. 251-1 du code de l'énergie, le professionnel ayant procédé à la transformation mentionnée aux articles D. 251-5 à D. 251-5-3 du même code, ou l'organisme distribuant les prêts définis à l'article R. 518-61 du code monétaire et financier adresse à l'Agence de services et de paiement ses demandes de remboursement des avances consenties au cours des mois précédents ou, pour la première demande, les avances consenties depuis l'entrée en vigueur de la convention prévue à l'article D. 251-11 du code de l'énergie. Chaque demande de remboursement est accompagnée de l'ensemble des pièces obligatoires constitutives du dossier.
La convention prévue à l'article D. 251-11 suscité encadre le remboursement des aides avancées en définissant les conditions d'instruction de ces demandes et les procédures de contrôle. Cette convention ne permet pas aux signataires le versement direct des aides pour leur propre compte, sauf dans le cas des primes au rétrofit électrique.