L'organisme spécialisé, chargé de l'analyse et du traitement de premier niveau du signalement, informe le secrétaire général du Conseil d'Etat des signalements d'actes de violences, de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel ou d'agissements sexistes qui lui ont été rapportés et lui transmet l'ensemble des éléments recueillis sous forme strictement anonyme.
Cet organisme spécialisé est soumis au respect du secret professionnel et à la stricte confidentialité des échanges. Il :
1. Reçoit les signalements ;
2. Recontacte par tout moyen l'auteur du signalement ;
3. Recueille auprès de l'auteur du signalement les éléments permettant une analyse de la situation et sa caractérisation ;
4. Propose à l'auteur du signalement, le cas échéant, une mise en relation avec les services internes tels que la médecine de prévention ou le service social du personnel ;
5. Donne à l'auteur du signalement des orientations afin qu'il puisse, à son initiative, les mettre en œuvre ;
6. Informe l'auteur du signalement des modalités, des conditions et des effets de la protection fonctionnelle prévue par les articles L. 134-1 à L. 134-10 du code général de la fonction publique.
L'auteur du signalement fournit à l'organisme spécialisé, une fois inscrit sur une plateforme électronique sécurisée, tous les faits, informations ou documents dont il dispose, quels que soient leur forme ou leur support, susceptibles d'étayer son signalement. Il indique les coordonnées téléphoniques où il peut être joint dans les meilleurs délais.
Lorsque l'auteur du signalement est un témoin, celui-ci ne communique aucun document confidentiel relatif à la victime présumée sans l'accord préalable écrit de celle-ci, accord qui devra être joint au signalement.