Règlement de certification des prestataires en localisation des réseaux et comité de pilotage de la certification
1. Objet
Le présent document définit les règles d'instruction des demandes faites par des entreprises en vue d'obtenir une première certification en tant que "prestataire en localisation des réseaux" ou son renouvellement. Notamment, il fixe la procédure d'audit applicable dans le cadre de l'instruction d'une demande nouvelle, ou du maintien d'une certification en cours de validité, ou de son renouvellement en fin de période de validité.
2. Domaine d'application
La certification des prestataires en localisation des réseaux est prévue par les articles R. 554-23, R. 554-28 et R. 554-34 du code de l'environnement et par l'article 23 de l'arrêté du 15 février 2012 relatif à l'exécution de travaux à proximité des réseaux.
Elle concerne la réalisation des prestations de localisation des réseaux relatives aux réseaux neufs et celles relatives aux réseaux en service.
3. Domaine de la certification
3.1. Activités couvertes - Options
La demande de certification ou de renouvellement, en tant que "prestataire en localisation des réseaux" précise l'option, parmi les 3 suivantes, pour laquelle la certification est demandée :
- option 1 "géoréférencement" : le géoréférencement de relevés topographiques ou de repères environnementaux, selon le référentiel "géoréférencement" ;
- option 2 "détection" : la détection sans fouille de réseaux, selon le référentiel "détection" ;
- option 3 "géoréférencement & détection" : le géoréférencement de relevés topographiques ou de repères environnementaux et la détection sans fouille de réseaux, selon les 2 référentiels précités.
Il ne peut être fait mention de la certification dont une entreprise est titulaire en tant que "prestataire en localisation des réseaux" sans y adjoindre le libellé de l'option sur laquelle porte cette certification, parmi les 3 options mentionnées ci-dessus.
3.2. Sites couverts
Lorsque le demandeur dispose de plusieurs établissements, ci-après dénommés sites, la demande de certification ou de renouvellement précise les sites du prestataire concernés par la demande. A défaut d'indication à ce sujet, le siège du demandeur sera considéré comme le seul site concerné par la demande de certification et sera repris dans le certificat en tant que site.
4. Comité de pilotage de la certification
Un comité de pilotage de la certification est institué.
4.1. Missions
Le comité de pilotage a pour principales missions :
- l'approbation des auditeurs intervenant dans le domaine de certification fixé par le présent règlement ;
- le référencement des auditeurs approuvés et des organismes certificateurs accrédités intervenant dans le domaine de certification fixé par le présent règlement ;
- la validation des évolutions des référentiels "géoréférencement" et "détection" ;
- l'examen de toute demande sur l'interprétation technique de l'un ou l'autre de ces référentiels, et la validation de toute fiche d'interprétation de ces référentiels ;
- l'examen de toute réclamation d'un organisme certificateur ou d'un prestataire certifié concernant le contenu ou l'interprétation du présent règlement ou des référentiels "géoréférencement" et "détection" ;
- la validation de toute modification du présent règlement de certification.
4.2. Composition
Le comité de pilotage est composé de :
1 représentant de l'ordre des géomètres-experts (OGE) ;
1 représentant de la chambre Syndicale national des géomètres-topographes (CSNGT) ;
2 représentants de la Fédération nationale des entreprises de détection de réseaux enterrés (FNEDRE) ;
- 1 représentant de la Fédération européenne des métiers de l'ingénierie et de la topographie liés aux réseaux aériens, souterrains et subaquatiques (FEMITRAS) ;
3 représentants des exploitants de réseaux entrant dans le champ de l'article R. 554-2 du code de l'environnement ;
3 représentants des entreprises exécutants des travaux à proximités des réseaux (fédération nationale des travaux publics (FNTP), Les Canalisateurs, fédération française du bâtiment (FFB) ou autre) ;
1 représentant de l'organisation syndicale de salariés CGT énergie ;
1 représentant de l'organisation syndicale de salariés CFDT énergie ;
1 représentant de l'association AFIGEO ;
1 représentant de l'Association des maires de France (AMF) ou, à défaut, de l'Association des ingénieurs territoriaux de France (AITF) ;
1 représentant de l'Institut géographique national (IGN) ;
Des organismes certificateurs accrédités pour les domaines du géoréférencement et de la détection ;
1 représentant du ministère en charge de la sécurité des travaux à proximité des réseaux.
La nomination des membres est faite pour une durée de trois ans par les organisations professionnelles et organismes concernés.
En cas d'indisponibilité, les membres du comité de pilotage ont la possibilité de se faire remplacer par un suppléant nommément désigné dans les mêmes conditions.
Le comité de pilotage désigne un président, pour une durée de trois ans, alternativement parmi les représentants soit de l'OGE soit de la CSNGT, et parmi ceux de la FNEDRE.
Le secrétariat est assuré par l'organisation dont le président est membre.
Le comité de pilotage peut s'inscrire dans l'un des groupes projets mis en place par l'Observatoire national DT-DICT.
4.3. Périodicité des réunions
Le comité de pilotage se réunit au moins 1 fois par an sur convocation du président.
4.4. Approbation des auditeurs par le comité de pilotage de la certification
Pour être candidat à l'approbation, par le comité de pilotage de la certification, prévue au § 4.1 ci-dessus, un auditeur doit satisfaire les exigences de compétences suivantes :
- justifier d'une connaissance de la réglementation applicable à l'exécution de travaux à proximité des réseaux ;
- justifier d'une formation dans le domaine du management de la qualité ou d'au moins deux ans d'expérience dans une fonction liée à ce domaine ;
- présenter une attestation de compétences en cours de validité délivrée conformément à l'article 22 de l'arrêté du 15 février 2012 relatif à l'exécution de travaux à proximité des réseaux, et se rapportant au référentiel de compétences défini à l'annexe 5-1 de cet arrêté ;
- justifier d'une formation spécifique à l'audit sur la base du ou des référentiel(s) relatif(s) à l'option sur laquelle porte l'audit ;
- justifier d'une formation dans le domaine technique pour lequel l'approbation est demandée ;
- s'engager à une obligation de confidentialité et d'impartialité et, en particulier, à ne pas avoir de relation commerciale avec les entreprises auditées durant une période de 24 mois précédant et suivant un audit.
En cas de risque de conflit d'intérêt potentiel identifié pour un candidat, le comité de pilotage peut demander à chaque organisme ayant recours à ce candidat les mesures qu'il met en œuvre pour limiter ce risque et, le cas échéant, refuser ce candidat.
La liste des auditeurs approuvés par le comité de pilotage est publiée sur le site internet du guichet unique à l'adresse suivante : https://www.reseaux-et-canalisations.ineris.fr
Il ne peut être fait mention de l'approbation dont dispose un auditeur, dans le cadre de la certification des prestataires en localisation des réseaux, sans y adjoindre le libellé du domaine sur lequel porte cette approbation parmi les 3 options mentionnées au § 3-1.
En cas de manquements constatés, le comité de pilotage peut retirer un auditeur de la liste des auditeurs approuvés.
4.5. Impartialité et confidentialité
Les membres du comité de pilotage sont soumis à une obligation d'impartialité et de confidentialité. Afin d'en respecter les clauses, un "engagement d'impartialité et de confidentialité" est signé par chacun d'eux (cf. § 13-3).
Le secrétariat est également tenu au secret professionnel par la signature d'un "engagement de confidentialité".
Lorsque le comité de pilotage examine une question relative à l'un de ses membres représentant un "prestataire en localisation des réseaux", ce dernier doit se retirer de la séance pendant la durée d'examen du rapport et de la délibération.
4.6. Bilans annuels
Lors des réunions du comité de pilotage, les organismes certificateurs présentent le bilan annuel de leur activité. Les bilans comportent notamment :
- une présentation de l'évolution du nombre de prestataires sous certification (dont le nombre de nouveaux prestataires certifiés et le nombre de prestataires renouvelés dans leur certification à la suite d'un audit de renouvellement) ;
- la liste des auditeurs et leurs activités ;
- le nombre d'audits réalisés par type d'audit tel que défini au 7-1 ;
- le nombre d'audits complémentaires réalisés ;
- une analyse des non-conformités constatées lors de ces audits, en distinguant les non-conformités majeures et mineures ;
- le nombre de suspensions ou retraits de certification prononcés par l'organisme ;
- le nombre de plaintes reçues et les éventuelles actions menées.
Le représentant de l'ordre des géomètres experts présente un bilan annuel relatif aux contrôles des géomètres experts figurant dans la liste complémentaire publiée sur le site du guichet unique, comprenant :
- le nombre de contrôles réalisés ;
- une analyse des non-conformités constatées lors de ces contrôles ;
- le nombre de sanctions prononcées pour un motif lié à l'activité couverte par la certification ;
- le nombre de plaintes reçues et les éventuelles actions menées par les conseils régionaux.
5. Qualification des auditeurs par les organismes certificateurs
La qualification d'un auditeur et son maintien sont décidés par l'organisme certificateur concerné.
Les critères de délivrance de la qualification comprennent au moins :
- la vérification que l'auditeur a été approuvé par le comité de pilotage de la certification ;
- les critères complémentaires définis le cas échéant par l'organisme certificateur.
Les critères de maintien de la qualification comprennent au moins :
- la justification de la réalisation d'au moins 3 audits dans les deux dernières années ;
- les critères complémentaires définis le cas échéant par l'organisme certificateur.
6. Accréditation et référencement des organismes certificateurs
L'accréditation des organismes certificateurs est délivrée selon la version en vigueur de la norme l'ISO/CEI 17065 et selon les exigences d'application du COFRAC pour ce domaine, disponibles sur le site http://www.cofrac.fr/.
Pour pouvoir se porter candidat, l'organisme certificateur doit disposer de - ou avoir accès à - au moins deux auditeurs qualifiés au sens du § 5 ci-dessus.
7. Méthodologie d'audit
La durée de validité de la certification en tant que "prestataire en localisation des réseaux" est de six ans, conformément à l'article 23 de l'arrêté du 15 février 2012 relatif à l'exécution de travaux à proximité des réseaux. La surveillance de l'activité des prestataires certifiés par les organismes certificateurs repose sur la réalisation d'au moins un audit triennal.
7-1. Différents types d'audits et fréquences associées
Audit initial : premier audit réalisé chez un prestataire ayant demandé à être certifié pour l'une des trois options possibles.
Audit de surveillance :
- dans un cycle initial débuté à compter du 1er janvier 2025, audits réalisés au plus tard deux ans et quatre ans après la date du premier certificat initial ;
- dans un cycle de renouvellement ou dans un cycle initial débuté avant le 1er janvier 2025, audit réalisé au plus tard 3 ans après la date du certificat de renouvellement.
Audit de renouvellement : audit réalisé au plus tard six ans après la date d'un certificat initial ou de renouvellement.
Audit complémentaire : audit pouvant être réalisé à l'initiative de l'organisme certificateur en cas de plaintes ou à la suite d'une détection de non-conformités.
7-2. Contenu et durée de l'audit
L'audit comprend l'examen du système d'organisation du prestataire, la vérification de son savoir-faire, de ses moyens techniques et de la compétence technique de son personnel, l'accompagnement du prestataire lors d'une prestation en localisation des réseaux en situation réelle ou sur une plateforme d'essai adaptée, et, sauf pour l'audit initial de certification, l'examen documentaire d'archives relatives au résultat de prestations réalisées au cours des trois dernières années.
La durée d'audit inclut le temps de préparation de l'audit et la rédaction du rapport. Elle est fonction de la nature de l'audit, et de l'option de certification retenue par le demandeur, selon le tableau ci-après.
|
NATURE DE L'AUDIT |
OPTIONS 1 OU 2 |
OPTION 3 |
|
Audit initial ou de renouvellement |
2 j |
2,25 j |
|
Audit de surveillance |
1,25 j |
1,5 j |
La durée de l'audit relative à l'option 3 s'applique aussi bien au cas d'un prestataire non certifié qu'à celui d'un prestataire déjà bénéficiaire d'une certification pour l'option 1 ou l'option 2 et demandeur de l'extension de la certification pour l'option 3.
Si un prestataire est déjà certifié ISO 9001, alors chacune des durées du tableau ci-dessus est réduite de 0,5 jour.
7-3. Nombre de sites audités dans le cas d'une même personne morale demandant la certification de plusieurs de ses établissements
Dans le cas d'un audit initial, le nombre de sites à auditer est de √x, arrondi à l'entier supérieur, x étant le nombre de sites inclus dans le périmètre de la certification.
Dans le cas d'un audit de surveillance, le nombre de sites à auditer est de 0,6 √x arrondi à l'entier supérieur.
Dans le cas d'un audit de renouvellement, le nombre de sites à auditer est 0,8 √x arrondi à l'entier supérieur.
Si le prestataire souhaite ajouter des sites au périmètre de la certification, le nombre de sites à auditer parmi ces nouveaux sites suit les règles précédemment établies pour l'audit de certification.
7-4. Choix des sites audités
La liste des sites audités est définie par l'organisme certificateur, en accord avec le prestataire et est communiquée au prestataire deux semaines avant la date d'ouverture des audits.
La durée ci-dessus s'applique pour chaque site.
7-5. Système d'évaluation
L'organisme certificateur applique son système d'évaluation défini en interne.
L'organisme ne peut pas délivrer un certificat initial ou le maintien d'une certification s'il constate une ou plusieurs non-conformités ayant un impact sur la conformité des livrables (rapports, plans et, le cas échéant, le tracé au sol), la sécurité du personnel ou des tiers ou un défaut d'assurance.
7-6. Rapport d'audit
Suite à la réalisation de l'audit, l'auditeur établit un rapport d'audit qui décrit les vérifications réalisées, afin de permettre de proposer d'attribuer, maintenir ou refuser la certification au prestataire. Il mentionne notamment, s'ils existent, les écarts identifiés entre le système de gestion du prestataire et le référentiel, et ceux relatifs à l'application de ce système de gestion par le personnel du prestataire.
Le prestataire doit, dans un délai maximal d'un mois à compter de la réception du rapport d'audit, transmettre à l'auditeur les actions correctives qu'il entend mettre en place pour lever chaque écart, avec pour chacune le délai de mise en œuvre. Dès réception des actions correctives, l'auditeur clôture son rapport et rédige ses commentaires à l'attention de l'organisme certificateur.
8. Processus de traitement de la demande de certification
P : Prestataire.
OC : Organisme certificateur.
GU : Guichet unique https://www.reseaux-et-canalisations.ineris.fr/.
Vous pouvez consulter le schéma dans le fac-similé du JO nº 0149 du 29/06/2014, texte nº 4 à l'adresse suivante :
http://www.legifrance.gouv.fr/jopdf/common/jo_pdf.jsp?numJO=0&dateJO=20140629&numTexte=4&pageDebut=10754&pageFin=10761
9. Modalités d'attribution
La certification est délivrée par l'organisme certificateur au vu du rapport d'audit clôturé conformément au § 7-6, le cas échéant après réception des actions correctives mises en place par le prestataire.
10. Délivrance du certificat
Le certificat délivré par l'organisme certificateur comprend les éléments suivants :
- coordonnées de l'organisme certificateur ;
- coordonnées du prestataire certifié ;
- option de la certification ;
- date de l'audit de certification ou de renouvellement ;
- le cas échéant, la liste des sites du prestataire concernés par la certification, avec pour chacun l'option retenue si elle est spécifique ;
- la date limite de validité du certificat ;
- une référence à l'accréditation de l'organisme certificateur.
L'organisme certificateur communique le certificat au prestataire et le tient à disposition du ministre chargé de la sécurité à proximité des réseaux.
Il communique mensuellement au ministre chargé de la sécurité à proximité des réseaux, et selon le format défini par ce dernier, la liste des prestataires certifiés en vue de sa publication sur le site : https://www.reseaux-et-canalisations.ineris.fr
Les audits de surveillance donnent lieu à la délivrance d'attestations de surveillance, qui sont transmises dans les mêmes conditions aux prestataires certifiés et tenues à disposition du ministre.
En cas de changement de périmètre de la certification (changement d'option ou changement des sites bénéficiaires), le certificat et/ou ses annexes doivent être renouvelés.
11. Validité de la certification
11.1. Durée de validité de la certification
La certification est valable six ans, sous réserve de la réalisation des audits de surveillance selon les fréquences définies au point 7.1.
Les audits de renouvellement donnent lieu à la délivrance de certificats de renouvellement qui sont transmis aux prestataires certifiés et tenus à disposition du ministre chargé de la sécurité à proximité des réseaux.
Selon les critères fixés par l'organisme certificateur, ce dernier peut suspendre ou retirer une certification qu'il a délivrée. La suspension ou le retrait prennent effet à la date de leur notification, exception faite des éventuelles prestations déjà commandées à cette date et sous réserve que ces prestations soient effectuées dans un délai maximal de trois mois complémentaires. Le prestataire est retiré de la liste communiquée mensuellement au ministre chargé de la sécurité à proximité des réseaux en application du point 10.
11.2. Transfert de certification
Tout prestataire souhaitant changer d'organisme certificateur doit :
- soit déposer une nouvelle demande de certification et satisfaire à un audit initial ;
- soit déposer une demande de transfert à un organisme certificateur dans les conditions définies ci-après.
Le transfert d'une certification est la reprise, sur l'ensemble de son périmètre, d'une certification existante et valide, par un autre organisme certificateur.
Le prestataire demandant le transfert de sa certification transmet sa demande au nouvel organisme certificateur souhaité au moins deux mois avant les échéances définies à l'article 7.1. En réalisant une demande de transfert, le prestataire autorise l'ancien organisme certificateur à transmettre les informations requises à l'organisme certificateur récepteur.
L'organisme certificateur récepteur vérifie :
-le respect des délais précités ;
- le fait que les activités certifiées entrent dans le cadre de la portée de son accréditation ;
- le fait que l'entreprise souhaitant transférer la certification possède une certification conforme au dispositif en vigueur ;
- le fait que la certification de l'entreprise demandant le transfert n'est pas suspendue ou retirée ou qu'il n'y a pas de non-conformité majeure non traitée. Dans le cas où la certification de l'entreprise est suspendue ou retirée, le transfert de la certification n'est pas possible.
L'ancien organisme certificateur transmet, sous un délai de quinze jours à compter de la demande, à l'organisme récepteur une copie du certificat émis et, le cas échéant, un dossier détaillant les non-conformités détectées et le plan d'action associé pour y remédier transmis par le prestataire.
L'organisme récepteur examine les éléments transmis par l'ancien organisme certificateur, l'état des non-conformités en suspens, les dernières conclusions d'audit, le cas échéant les réclamations reçues et les actions correctives mises en œuvre. Il décide, dans un délai de trente jours à compter de la réception des éléments transmis par l'ancien organisme certificateur, selon les cas :
- de reprendre le dossier en confirmant la certification ;
- d'organiser, après analyse du dossier, une évaluation adaptée ;
- de refuser le transfert de la certification.
Les motifs de refus sont formulés par écrit et transmis au prestataire demandant le transfert.
Dans le cas où l'ancien organisme certificateur refuse de transmettre les pièces, l'organisme récepteur le signale au ministre chargé de la sécurité des travaux à proximité des réseaux.
L'organisme récepteur informe l'ancien organisme certificateur de sa décision d'acceptation ou de refus du transfert de certification. La décision de transfert de certification fait l'objet de l'émission d'un nouveau certificat, qui reprend l'échéance du certificat antérieur. La délivrance du certificat par le nouvel organisme certificateur entraîne la caducité du certificat précédemment émis par l'ancien organisme certificateur, qui procède à la mise à jour de la liste des entreprises certifiées.
12. Recours concernant une interprétation du référentiel
Un prestataire peut faire appel d'une décision ou d'une sanction prises à son égard conformément au dispositif de gestion des recours propre à l'organisme certificateur.
Au cas où le recours porte sur l'interprétation du référentiel et où l'organisme certificateur ne peut réaliser cette interprétation, il adresse une demande au comité de pilotage de la certification. L'organisme certificateur instruit alors le recours en prenant en compte la réponse du comité de pilotage.
Suite à cette réponse, les éléments de jurisprudence qui en ressortent, le cas échéant, font l'objet d'une fiche d'interprétation ou d'une révision du présent règlement ou du référentiel de certification, qui sont mis à la disposition des intéressés par le bais du site internet susmentionné.
13. Modèles de documents relatifs à la certification
13-1. Modèle de certificat délivré par l'organisme certificateur
[Logo et adresse de l'organisme certificateur]
CERTIFICAT
Le présent certificat atteste que le prestataire [Nom du prestataire][Adresse du prestataire] est certifié par la société [Nom de l'organisme certificateur] selon les spécificités du référentiel fixé par l'article 23 de l'arrêté du 15 février 2012 relatif à l'exécution de travaux à proximité des réseaux en tant que "prestataire en localisation des réseaux" pour l'option : [selon le cas : "géoréférencement", ou "détection", ou "géoréférencement & détection"].
La présent certificat est valide du [jj/mm/aaaa 2] au [jj/mm/aaaa 2 + 6 ans] sous réserve de la réalisation de l'audit de surveillance triennal.
Date de l'audit de certification ou de renouvellement : [jj/ mm/ aaaa 3]
Les sites du prestataire sus désigné inclus dans le périmètre de la certification sont les suivants :
1. [Nom de l'agence 1 du prestataire] [Adresse de l'agence 1]
2. [Nom de l'agence 2 du prestataire] [Adresse de l'agence 2]
[Signature du représentant qualifié de l'organisme certificateur]
13-2. Engagement de confidentialité et d'impartialité pour un auditeur
[Logo et adresse de l'organisme certificateur qui recourt aux services de l'auditeur]
Engagement de confidentialité et d'impartialité d'un auditeur
Je soussigné(e) [Nom de l'auditeur], reconnais avoir pris connaissance du règlement de certification des prestataires en localisation des réseaux, et en accepter les termes.
M'engage à :
- exercer ma mission d'audit en toute impartialité ;
- respecter les conditions d'indépendance à l'égard des entreprises contrôlées ;
- respecter la confidentialité des informations recueillies au cours de l'audit.
Fait à..., le [jj/mm/aaaa]
[Signature de l'auditeur]
13.3. Engagement de confidentialité et d'impartialité pour un membre du comité de pilotage ou son secrétariat
Engagement de confidentialité et d'impartialité d'un membre du comité de pilotage
Je soussigné(e) [Nom du membre du comité de pilotage], membre du comité de pilotage relatif à la certification des prestataires en localisation des réseaux, reconnais avoir pris connaissance du règlement de certification des prestataires en localisation des réseaux, et en accepter les termes.
M'engage à :
- exercer ma mission en toute impartialité ;
respecter la confidentialité des dossiers portés à ma connaissance ;
- me retirer des délibérations lorsque les dossiers traités sont directement ou indirectement liés à mes activités.
Fait à..., le [jj/mm/aaaa]
[Signature du membre du comité de pilotage]