Le dossier du stagiaire est tenu par la direction de l'Ecole. Il peut être géré sur support électronique. Ce dossier comprend l'ensemble des pièces intéressant sa situation administrative, notamment :
- le curriculum vitae renseigné par le stagiaire au moment de son entrée à l'Ecole ;
- le séquençage de la formation suivie ;
- le relevé des absences éventuelles ;
- les sanctions disciplinaires éventuelles prises en application de l'article 66 du décret du 4 mai 1972 ;
- les rapports rédigés par le directeur de centre de stage et le coordonnateur régional de formation en application de l'article 49-3 du décret du 4 mai 1972, accompagnés des observations éventuelles du stagiaire ;
- l'avis du directeur de l'école prévu par le même article 49-3, accompagné des observations éventuelles du stagiaire ;
- les documents versés à la demande écrite du stagiaire, la décision du jury prévue à l'article 25-2 de l'ordonnance n° 58-1270 du 22 décembre 1958 modifiée portant loi organique relative au statut de la magistrature.
Dans le dossier du stagiaire, il ne peut être fait état ni de ses opinions ou activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques, ni d'éléments relevant strictement de sa vie privée.