Les entreprises mentionnées à l'article D. 122-19 qui demandent le bénéfice de l'aide communiquent à l'Agence de services et de paiement d'une part, au préfet de région où leur site est implanté, ou au préfet de région de leur siège social si elles possèdent plusieurs sites éligibles, ou au préfet de la région Ile-de-France si elles possèdent plusieurs sites éligibles et si leur siège social est situé hors de France, d'autre part, dans le délai prévu au deuxième alinéa de l'article R. 122-29, l'audit ou la revue énergétique la plus récente conforme à la norme NF EN ISO 50001 : 2018, datant de moins de quatre ans. Ce document doit comporter la mention des temps de retour sur investissement et permettre d'identifier ceux ne dépassant pas trois ans.
L'audit ou la revue présenté par les entreprises qui demandent le bénéfice de l'aide au titre des coûts supportés en 2021 doit avoir été réalisé postérieurement au 1er janvier 2018 et être communiqué dans le délai prévu au troisième alinéa de l'article R. 122-29. Si l'audit ou la revue a été réalisé antérieurement au 1er janvier 2021 ou si ce document ne fait pas figurer les informations requises concernant le temps de retour sur investissement, une mise à jour faisant apparaître ces informations doit être communiquée avant le 31 mars 2023 pour que l'aide soit versée au titre des coûts supportés en 2022.
Pour continuer à bénéficier de l'aide, une mise à jour de l'audit ou de la revue est réalisée à partir du 1er janvier 2025 et communiquée avant le 31 mars 2026, et une seconde mise à jour est réalisée à partir du 1er janvier 2029 et communiquée avant le 31 mars 2030.
Les entreprises qui, au cours de l'année au titre de laquelle elles font une demande d'aide, ont dépassé les seuils prévus à l'article L. 233-1 à partir desquels un audit énergétique est obligatoire, peuvent communiquer cet audit ou, dans le cas où elles ont opté pour la mise en œuvre d'un système de management de l'énergie, leur revue, jusqu'au 31 mars de l'année civile suivant celle au cours de laquelle elles font leur demande. Elles sont tenues de mettre à jour ce document dans les conditions prévues à l'alinéa précédent.
Si l'entreprise demande le bénéfice de l'aide au titre des coûts supportés au cours de l'une des années 2023, 2024, 2026, 2027, 2028 et 2030 sans pouvoir justifier d'un plan de performance énergétique, déposé au titre de la période de référence correspondante au sens du I de l'article D. 122-23, soit validé par le préfet de région compétent, soit pour lequel le préfet de région a décidé, en application de l'article R. 122-27, que les remboursements ne sont pas demandés, l'entreprise communique les documents mentionnés au premier alinéa avant le 31 mars de l'année au cours de laquelle elle demande le bénéfice de l'aide et, s'agissant de l'aide demandée au titre des coûts supportés en 2023, avant le 24 mai 2024.
Les entreprises qui demandent pour la première fois le bénéfice de l'aide sont tenues de mettre à jour leur audit ou leur revue dans les conditions prévues au troisième alinéa.