Le signalement est adressé au président du collège de déontologie :
- par une voie dématérialisée garantissant la confidentialité des échanges, accessible sur le site du ministère à la rubrique « Lanceurs d'alerte » ; ou
- par courrier et sous double enveloppe.
Sur l'enveloppe extérieure figure le nom et l'adresse du destinataire et la mention « Personnel et confidentiel » ; sur l'enveloppe intérieure figure lors du premier échange la mention « Confidentiel - Signalement d'une alerte au titre de la loi du 9 décembre 2016 » et sa date de transmission ; lors des autres échanges, qui s'effectuent dans les mêmes conditions, seul le numéro du dossier figure sur l'enveloppe intérieure.
L'auteur du signalement peut demander l'organisation d'une rencontre physique ou d'une visioconférence. Celle-ci se tient au plus tard dans les vingt jours ouvrés après réception de la demande. Avec le consentement de l'auteur du signalement, il est établi, soit un enregistrement de la conversation sur un support durable et récupérable, soit un procès-verbal précis.
L'auteur du signalement a la possibilité de vérifier, de rectifier et d'approuver la transcription de la conversation ou le procès-verbal par l'apposition de sa signature. Les enregistrements, transcriptions et procès-verbaux ne peuvent être conservés que le temps strictement nécessaire et proportionné au traitement du signalement et à la protection de leurs auteurs, des personnes qu'ils visent et des tiers qu'ils mentionnent.