Le président du conseil régional informe le contrôlé qu'il fait l'objet d'un contrôle ponctuel, par lettre recommandée avec accusé de réception. Ce courrier mentionne le nom du contrôleur ainsi que la date et l'heure prévues pour la visite, qui ne peut intervenir qu'à l'expiration d'un délai de quinze jours ouvrés à compter de l'envoi du courrier d'information.
Toutefois, si ce courrier joint, en tant que de besoin, un questionnaire préparatoire, la visite ne peut intervenir qu'à l'expiration d'un délai de vingt jours ouvrés à compter de l'envoi du courrier d'information. Ce questionnaire dûment rempli doit être retourné dans les sept jours ouvrés de sa réception au conseil régional. En l'absence de réponse, le contrôleur procédera au contrôle ponctuel sur la base des éléments en sa possession.