Les parties sont convoquées à l'audience par tout moyen permettant de conférer date certaine, au moins quinze jours avant la date fixée pour la séance. Les délais supplémentaires de distance s'ajoutent conformément aux dispositions prévues à l'article R. 421-7 du code de justice administrative. Le délai de quinze jours est réduit à sept jours lorsque l'affaire est soumise à la formation mentionnée à l'article R. 232-34. La convocation est adressée à la personne poursuivie au plus tard avec l'envoi du rapport d'instruction.
Au jour fixé pour l'audience, un secrétaire est désigné en leur sein par les enseignants-chercheurs siégeant dans la formation de jugement. Le rapport est présenté par le rapporteur ou, en cas d'absence de celui-ci, par le secrétaire. Si la décision est rendue le jour même de l'audience, les parties en sont averties au plus tard lors de cette audience.
S'il l'estime nécessaire, le président peut entendre des témoins à l'audience. Sur sa demande, le président ou le directeur de l'établissement ou son représentant est entendu ainsi que le recteur de région académique ou son représentant, s'il est l'auteur des poursuites disciplinaires ou de l'appel. La personne poursuivie et l'auteur des poursuites disciplinaires peuvent présenter des observations orales et citer des témoins.
Toute personne citée comme témoin et qui s'estime victime, de la part de la personne poursuivie, des agissements mentionnés aux chapitres Ier et III du titre III du livre Ier du code général de la fonction publique, peut demander à être assistée de la tierce personne de son choix.
Pour tenir compte notamment de l'éloignement géographique ou de contraintes professionnelles ou médicales, et à la demande de la personne concernée, le président du Conseil national de l'enseignement supérieur et de la recherche statuant en matière disciplinaire peut décider pour l'audition d'un témoin d'avoir recours à un moyen de conférence audiovisuelle garantissant la qualité de la transmission et la confidentialité des échanges entre le témoin et son conseil.
La personne poursuivie a la parole en dernier.
Le greffe dresse le procès-verbal des auditions.
Le président peut ordonner un supplément d'instruction. Les parties sont invitées à présenter un mémoire ou des pièces complémentaires pour les seuls besoins de ce supplément d'instruction. La formation de jugement délibère, à l'expiration du délai imparti aux parties pour produire ces éléments ou, le cas échéant, y répliquer. Ce délai ne peut excéder une durée d'un mois à compter de la date de l'audience.
Les parties ne sont convoquées à une nouvelle audience que si le président estime nécessaire de les entendre présenter des observations orales sur les seuls éléments nouveaux qui auraient été produits.