Les justificatifs.
Les frais divers suivants engagés par l'agent pour l'exécution de la mission donnent lieu à remboursement, lorsqu'ils ne sont pas rattachables à l'une des indemnités prévues au titre des frais de transport, des frais d'hébergement et des frais de repas, sous réserve de l'accord de l'autorité qui ordonne le déplacement et sur présentation des pièces justificatives de dépenses :
a) Les frais d'hébergement lorsque, par exception, ils ne sont pas pris en charge par l'administration via l'agence de voyages, dans la limite des indemnités forfaitaires telles que définies dans l'arrêté du 26 février 2019 susvisé ;
b) Les prestations de transports selon les principes définis à l'article 2 du présent arrêté lorsque, par exception, elles ne sont pas prises en charge par l'administration via l'agence de voyages ;
c) Les frais de transport en commun, non réservables en amont par l'agent ou l'agence de voyages, à l'exclusion de ceux engagés pour rejoindre ou quitter la résidence administrative ou familiale lorsque l'agent bénéficie d'une prise en charge partielle de ses titres de transport, conformément au deuxième alinéa de l'article 9 du décret du 3 juillet 2006 susvisé ;
d) Les frais directement induits par le transport : frais de délivrance d'un passeport ou d'un visa, excédents de bagages nécessaires au transport de matériel technique ou de documents administratifs, frais ou impôts à acquitter par le voyageur, taxes d'aéroport et autres taxes ;
e) Les frais rendus nécessaires par l'exécution de la mission : frais de vaccination et de traitements médicaux prophylactiques obligatoires ou recommandés par l'institut Pasteur ;
f) Le recours au transport en commun doit être privilégié. Toutefois, les frais de taxi ou de véhicule de transport avec chauffeur (VTC) peuvent être pris en charge, sous réserve de l'accord motivé et préalable de l'autorité qui valide la mission, pour les liaisons avec les aéroports et les gares ainsi que les parcours de courte distance, dans les seuls cas non cumulatifs suivants :
- en cas d'absence permanente ou occasionnelle de moyen de transport collectifs ;
- pour garantir la sécurité de l'agent ;
- lorsque l'agent doit transporter du matériel précieux, fragile, lourd ou encombrant ;
- en cas d'utilisation collective du taxi ou du VTC ;
- lorsque le coût global est inférieur au coût de tout autre moyen de transport ;
- lorsque le départ de l'agent depuis le domicile et le retour de mission ont lieu respectivement avant 7 heures ou après 22 heures ;
g) Les frais de stationnement dans la limite de 72 heures, s'il est avéré qu'il n'existe pas de moyens de transport en commun disponibles aux heures de départ ou de retour de la mission et si ces frais restent moins onéreux que le recours à un taxi ou à un VTC ;
h) Les frais de repas.
Les frais de déplacement temporaire pris en charge directement par l'administration ne donnent pas lieu à la communication par l'agent des pièces justificatives afférentes dès lors que la mission s'est déroulée conformément à l'ordre de mission et à la commande effectuée par l'administration auprès du prestataire de voyages. Lorsque les prestations ont été modifiées par le missionné au cours de la mission, les justificatifs doivent être produits sauf lorsque ces modifications n'emportent pas d'impact financier supplémentaire.
L'état de frais et les justificatifs de paiement des dépenses dont l'agent demande le remboursement, quel que soit leur montant doivent être systématiquement transmis par l'agent à l'ordonnateur. Toutefois, la dépense pour les repas peut faire l'objet d'une certification de la part de l'autorité hiérarchique. Il est recommandé d'adresser ces pièces dans un format dématérialisé dès que possible à l'issue de sa mission.
Les justificatifs de paiement des frais sont communiqués par l'agent à l'ordonnateur ou à son délégataire qui en assure le contrôle.
Lorsque le montant total de l'état de frais est inférieur à 30 €, les justificatifs de paiement des frais de transport en commun et des frais de parking n'ont pas à être transmis à l'ordonnateur, sauf demande expresse de ce dernier. L'agent doit toutefois conserver les justificatifs de paiement afférents à ces dépenses jusqu'à leur remboursement par l'administration.