Ont accès aux informations du système d'information les agents des services chargés de l'instruction des distinctions honorifiques du ministère de l'intérieur et des outre-mer et, en tant qu'autorité de proposition, les préfets de département et les chefs de service d'administration.
L'accès à l'ensemble des informations d'une candidature est strictement limité aux seuls agents identifiés du service rattaché à l'autorité ayant proposé le candidat. Dans ce cas, les services non rattachés ont un accès aux seuls nom, prénom et date de naissance dudit candidat pour détecter un éventuel doublon dans le système d'information.
En cas de doublon avéré, le service non rattaché peut demander le transfert d'accès des données au service rattaché aux seules fins de proposer le candidat à une distinction honorifique. En cas d'acceptation du transfert par le service rattaché et validation par le cabinet du secrétaire général, le service initialement rattaché dispose alors d'un accès limité aux seuls nom, prénom et date de naissance du candidat.
L'accès à l'ensemble des données collectées dans le système d'information est réservé aux seuls agents identifiés du cabinet du secrétaire général, en tant que maitrise d'ouvrage.
Peuvent être destinataires, à l'initiative du cabinet du secrétaire général, des informations et données à caractère personnel contenues dans une candidature, dans le cadre de leurs attributions et dans la limite du besoin d'en connaître et aux seules fin de la procédure d'instruction :
1° Les services rattachés au ministre de l'intérieur et des outre-mer ;
2° Les services rattachés aux départements ministériels extérieurs au ministère de l'intérieur et des outre-mer qui assurent le suivi de la procédure d'instruction des distinctions honorifiques ;
3° Les services de la Présidence de la République.