Une fois les prestations réalisées et les factures acquittées, réglées ou payées, les dossiers de demande d'aide sont transmis par courrier recommandé avec accusé de réception par les syndicats professionnels représentant nationalement les débitants de tabac à la direction générale des douanes et droits indirects.
Le dossier de demande d'aide comporte :
1° Les devis ou contrats signés par les présidents ou les trésoriers des syndicats professionnels représentant nationalement les débitants de tabac avec les prestataires retenus à l'issue de la procédure d'appel d'offres ;
2° Les factures d'acomptes ou définitives qui doivent respecter les règles générales de facturation prescrites par le code de commerce et le code général des impôts. Ces factures doivent, en outre, comporter la mention « acquittée », « payée », ou « réglée », la date de paiement, le mode de paiement, ainsi que le cachet de l'entreprise et la signature de toute personne habilitée.