Contrôles et suivi.
4.1. Contrôles
Avant le 30 avril de chaque année, le gestionnaire s'engage à transmettre au ministre chargé de l'agriculture :
- le compte d'exploitation et le bilan pour l'année N-1 ;
- le compte d'exploitation prévisionnel pour l'année N ;
- le rapport du commissaire aux comptes de l'organisme, si celui-ci est disponible, à défaut le rapport du commissaire aux comptes sera transmis dès qu'il est disponible et au plus tard avant la fin de l'année N ;
- la comptabilité analytique par action ;
- la liste des biens acquis par le gestionnaire qu'ils soient indispensables ou non au fonctionnement de la base de données ;
- l'état des provisions, des immobilisations et des amortissements par type ;
- l'inventaire annuel des biens utilisés pour la conduite des missions confiées ;
- les résultats des audits techniques et comptables externes menés ;
- le bilan des activités conduites pour la période écoulée.
Ces documents sont présentés à l'occasion d'une commission de contrôle réunie annuellement à la demande du ministre chargé de l'agriculture.
Cette commission est chargée de vérifier le respect des conditions de la délégation, d'approuver les comptes d'exploitation présentés chaque année par le gestionnaire et de se prononcer sur la répartition des excédents financiers éventuellement dégagés conformément aux dispositions de la convention visée à l'article 1.
Cette commission de contrôle est présidée par la directrice générale de l'alimentation ou son représentant et comprend le ou les représentants du délégataire.
D'un commun accord, le président de la commission de contrôle et le délégataire peuvent également inviter à participer, à titre d'experts, des personnes choisies en raison de leur compétence.
Le compte-rendu de cette présentation et des débats auxquels elle a donné lieu, appelé compte-rendu de délégation, est établi par le ministre chargé de l'agriculture, et l'ensemble des pièces présentées à l'exception des documents couverts par les articles L. 311-4 et L. 311-5 du code des relations entre le public et l'administration, sont publiés, dans un délai de deux mois, sur la page d'accueil du site web du gestionnaire.
4.2. Suivi
En complément de la commission de contrôle annuelle, des réunions ou échanges sont également organisées à l'initiative du ministre chargé de l'agriculture ou gestionnaire en tant que de besoin.