En application et dans les conditions prévues par l'article 11-3 du décret du 29 mars 2012 susvisé, le chef d'emprise peut organiser une gestion commune de la documentation en matière de santé et de sécurité au travail avec tout ou partie des chefs d'organisme implantés sur l'emprise souhaitant s'inscrire dans cette démarche. Dans ce cadre, et en accord avec ces derniers, le chef d'emprise peut :
- rassembler et tenir à disposition la documentation en matière de santé et de sécurité au travail, notamment la réglementation applicable au regard des risques professionnels d'intérêt pour l'emprise, les directives et modèles ministériels en santé et sécurité au travail ;
- tenir les registres et documents appelés par la réglementation qui ont le même objet, contenu et finalité afin d'éviter leur duplication entre tous les organismes associés à la démarche.
Dans ces cas, les fonctionnels de la prévention des organismes concernés apportent leur soutien à cette gestion commune de la documentation, en participant notamment à leurs éventuelles mises à jour. Le chef d'emprise s'assure des conditions d'accès à ces documents par l'ensemble des fonctionnels de la prévention concernés et par toute personne que la réglementation prévoit. Les chefs d'organisme sont tenus informés des mises à jour de ces documents.
Les chefs d'organisme et le chef d'emprise indiquent respectivement dans leurs documents d'organisation de la santé et sécurité d'organisme et dans le règlement santé et sécurité au travail d'emprise, les documents qui font l'objet des présentes dispositions.
Par exception aux dispositions du 3° de l'article 6 du présent arrêté, un registre santé et sécurité au travail d'emprise peut être mis en place pour tout ou partie des chefs d'organisme implantés sur l'emprise. Dans ce cadre :
- il répond aux mêmes exigences d'accessibilité définies à l'article 6-1 du présent arrêté ;
- il est tenu par le chef d'emprise ;
- il permet d'identifier quel organisme est concerné par les observations et suggestions qui y sont inscrites ;
- le chef d'emprise informe sans délai le chef d'organisme concerné par les observations et suggestions et apporte au besoin ses observations ainsi que les mesures nécessaires prises ;
- les observations et suggestions sont portées à la connaissance des instances consultatives compétentes en matière de santé et de sécurité pour les organismes concernés.
Le modèle de registre santé et sécurité au travail d'emprise est fixé par circulaire ministérielle.