Sommaire de la liste des pièces justificatives des dépenses publiques locales
Rubrique 0. Pièces communes
01. Qualité de l'ordonnateur
02. Acquit libératoire du créancier
03. Paiement des créances frappées d'opposition
04. Moyens de règlement
05. Paiement des sommes dues à des créanciers étrangers
06. Relevé de prescription
07. Paiement à un transporteur routier ou à un voiturier titulaire d'une lettre de voiture
Rubrique 1. Administration générale
10. Consignation et placement financier de certains fonds
11. Dépenses pour compte de tiers sur immeubles, en copropriété, insalubres ou menaçant ruine
12. Reversement d'excédents de budgets annexes
13. Réduction des créances et admission en non-valeurs
14. Paiement de frais juridiques tarifés
15. Paiement sur décisions de justice
16. Remboursement d'emprunt et frais
17. Impôts, taxes et versements assimilés
18. Transaction et remise gracieuse de dette
Rubrique 2. Dépenses de personnel
21. Dépenses de personnel des collectivités territoriales, de leurs groupements, de leurs établissements publics et de leurs services d'hébergement de personnes âgées gérés en régie directe
22. Dépenses de personnel des établissements publics de santé (EPS) et des établissements publics sociaux et médico-sociaux (EPSMS) autonomes
23. Dépenses de personnel des associations syndicales de propriétaires
Rubrique 3. Dépenses liées à l'exercice de fonctions électives ou de représentation
31. Indemnités
32. Remboursements de frais
33. Autres dépenses
Rubrique 4. Commande publique
40. Dédommagement pour retard de paiement : paiement des intérêts moratoires, de l'indemnité forfaitaire et de l'indemnisation complémentaire
41. Les marchés publics
42. Les contrats de concession
Rubrique 5. Opérations portant sur les immeubles et les fonds de commerce
51. Acquisitions amiables d'immeubles à titre onéreux
52. Acquisitions amiables d'immeubles à titre gratuit
53. Acquisitions d'immeubles selon des procédés de contrainte
54. Opérations conférant le droit de jouir d'un immeuble
55. Opérations portant sur les fonds de commerce
56. Charges de copropriété
Rubrique 6. Interventions sociales et diverses
61. Dépenses d'aide sociale
62. Prêts et bourses
63. Remise de prix, prestations diverses, gratifications, pécules
64. Frais de transport des élèves et étudiants handicapés
Rubrique 7. Interventions économiques et financières
71. Prêts et avances
72. Subventions et primes de toute nature
73. Garanties d'emprunts
74. Bonification d'emprunt
75. Participation au capital de sociétés ou organismes
76. Fonds de Concours
77. Opérations pour le compte d'organismes rattachés à la collectivité
78. Participations versées par une collectivité locale à une autre collectivité
Annexes de la liste des pièces justificatives
Annexe A-Frais de déplacement des agents
Annexe B-Etat de frais de changement de résidence
Annexe C-Enonciation des mentions devant figurer sur les factures ou les mémoires
Annexe D-Enonciation des mentions devant figurer sur l'état liquidatif pour le paiement d'un acompte
Annexe E-Enonciation devant figurer sur l'état liquidatif des révisions et/ ou actualisations de prix
Annexe F-Mentions relatives à l'affacturage
Annexe G-Enonciation des mentions obligatoires devant figurer dans les pièces justificatives des marchés publics
Annexe H-Mentions obligatoires devant figurer dans un marché de partenariat
Annexe I-Tableau mensuel de service
Annexe J-Enonciation des mentions devant figurer dans un contrat de concession
DÉFINITIONS ET PRINCIPES
1. Collectivités
Dans la présente nomenclature, le terme collectivité s'entend aussi bien des collectivités territoriales que des établissements publics locaux et des établissements publics de santé (EPS) visés à l'article D. 1617-19 du code général des collectivités territoriales et D. 6145-54-3 du code de la santé publique. Ce terme peut également viser les associations syndicales de propriétaires dotés d'un comptable public.
2. Décision
La pièce émane, selon le cas, par exemple du conseil municipal, du conseil départemental, du conseil régional, ou du conseil d'administration ( délibération ) ; de l'organe régulièrement habilité à agir en leur lieu et place (commission permanente du conseil départemental ou du conseil régional, par exemple), ou de l'autorité exécutive (arrêté municipal ou arrêté du président du conseil régional, par exemple).
Lorsque la pièce justificative est un certificat émis par l'ordonnateur, la valeur probante de cette attestation suppose qu'elle soit signée par l'ordonnateur ou son délégataire tout comme un arrêté. Par contre, l'ordonnateur n'a pas l'obligation de signer une délibération produite au comptable dans la mesure où il en certifie le caractère exécutoire (cf. article D. 1617-23 du code général des collectivités territoriales).
Le budget (budgets primitif et supplémentaire, budgets principal et annexes, états annexes) constitue une délibération que l'ordonnateur exécute dans la limite des crédits ouverts. Toutefois, en ce qui concerne la section de fonctionnement, une délibération spécifique doit être produite lorsque la réglementation en vigueur exige une intervention particulière de l'assemblée délibérante pour autoriser une dépense (approbation préalable de conventions ou de taux par l'assemblée).
De la même façon, en ce qui concerne la section d'investissement, le budget est considéré comme délibération suffisante pour permettre à l'ordonnateur d'effectuer la dépense sans autre autorisation, dans la mesure où les crédits font l'objet d'une inscription clairement individualisée et où la réglementation en vigueur ne prescrit pas expressément une décision particulière de l'assemblée délibérante.
L'Etat Prévisionnel des Recettes et des Dépenses (EPRD) constitue une décision (décision du directeur pour les EPS) que le directeur exécute. Le directeur n'est tenu que par les crédits de personnels permanents inscrits à l'EPRD, ou par l'ensemble des crédits en cas d'arrêt de l'EPRD par le directeur de l'Agence régionale de santé (ARS), s'agissant des EPS.
Concernant particulièrement les établissements publics de santé, les décisions émanent essentiellement du directeur qui peut déléguer sa signature.
S'agissant des associations syndicales de propriétaires dotées d'un comptable public, l'assemblée délibérante est le syndicat.
3. Le cas échéant, s'il y a lieu, production de la pièce justificative
Ces termes sont utilisés dans la présente liste des pièces justificatives dans les cas suivants :
-Première hypothèse :
La production de la pièce justificative est subordonnée à la réalisation de conditions particulières prévues par la réglementation ou la collectivité :
Exemple.-Prêts et avances (rubrique 71) :
La justification des sûretés n'est exigée à l'appui du paiement que dans l'hypothèse où la délibération portant octroi du prêt l'exige (rubrique 711).
De même, une collectivité ou un établissement public local qui accorde à un organisme de droit privé une subvention d'un montant supérieur à certain seuil (article 10 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000) doit justifier de la passation d'une convention avec ledit organisme (rubrique 7211).
-Deuxième hypothèse :
La réglementation spécifique à une collectivité ou à un établissement public pouvant déroger à une réglementation commune, la pièce justificative est elle-même spécifique : par exemple, reversement d'excédents de budgets annexes (rubrique 12).
La décision de reversement d'un excédent de budget annexe ne concerne que les établissements publics locaux dont le statut ou le texte relatif au régime financier l'autorise.
4. L'utilisation de la liste des pièces justificatives pour le contrôle de la dépense
Les principes de mise en œuvre de la présente liste des pièces justificatives sont :
-la neutralité : La liste ne modifie pas les réglementations en vigueur. Elle n'en est que la conséquence.
-l'exhaustivité : Lorsqu'une dépense est répertoriée dans la liste, les pièces justificatives nécessaires au paiement de cette dépense y sont toutes énumérées. Lorsqu'une dépense n'est pas répertoriée dans la liste, le comptable doit demander, en se référant si possible à une dépense similaire répertoriée, les pièces justificatives qui lui permettent d'effectuer ses contrôles.
-le caractère obligatoire : La liste est obligatoire en ce qu'elle constitue à la fois le minimum et le maximum des pièces justificatives exigibles par le comptable. Elle s'impose à la fois aux ordonnateurs, aux comptables.
Le contrôle hiérarchisé de la dépense permet au comptable de moduler ses contrôles en fonction des risques et des enjeux identifiés dans le respect des normes définies par le ministre en charge du budget. Cette modulation porte sur le moment du contrôle (contrôle a priori ou a posteriori) le champ du contrôle (contrôle exhaustif ou par échantillon) et l'intensité des contrôles (réaliser tout ou partie des contrôles), conformément aux dispositions émanant de l'arrêté du 25 juillet 2013 portant application du premier alinéa de l'article 42 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique et encadrant le contrôle sélectif de la dépense.
En complément du contrôle hiérarchisé de la dépense, le comptable et l'ordonnateur peuvent convenir de mettre en place un dispositif de contrôle allégé partenarial, selon la procédure décrite à l'arrêté du 11 mai 2011 pris en application du préambule de l'annexe I du code général des collectivités territoriales portant fixation des modalités de justification des dépenses des collectivités territoriales, de leurs établissements publics et des établissements publics de santé.