ANNEXE
LISTE DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ET DES INFORMATIONS ENREGISTRÉES DANS LE TRAITEMENT « SOPHIA »
I. - Gestion des enquêtes administratives mentionnées au 1° de l'article 1er
1. Enquêtes administratives relatives à l'habilitation
A. - Données d'identification des personnes
1° Nom, prénoms, surnom ou alias éventuels ;
2° Sexe ;
3° Date et lieu de naissance ;
4° Photographie ;
5° Nationalité, année d'arrivée sur le territoire français et, le cas échéant, date d'acquisition de la nationalité française ;
6° Documents d'identité ou autres documents administratifs (type, numéro, date et lieu de délivrance, autorité de délivrance) ;
7° Adresses physiques (actuelle, précédente, résidence secondaire le cas échéant) ;
8° Coordonnées téléphoniques ;
9° Données d'identification numérique à l'exclusion du mot de passe.
B. - Données relatives à la vie personnelle
1° Données relatives au candidat :
a) Situation familiale ;
b) Niveau d'études et culture générale ;
c) Voyages et séjours à l'étranger durant les cinq dernières années ;
d) Relations suivies à titre professionnel ou privé avec des ressortissants étrangers ou des Français résidant à l'étranger ;
2° Données relatives au conjoint, aux enfants du candidat et du conjoint :
a) Données d'identification : identité, nationalité, le cas échéant année d'arrivée sur le territoire français et date d'acquisition de la nationalité française, adresses physiques, date de décès ainsi que, pour le conjoint, coordonnées téléphoniques et adresse électronique ;
b) Données relatives à la vie personnelle (uniquement pour le conjoint et les enfants majeurs) : niveau d'études et de culture générale ainsi que les voyages et séjours à l'étranger durant les cinq dernières années ;
c) Données relatives à la vie professionnelle : noms, adresses des employeurs, fonctions exercées, statut, grade et date de prise de fonction ;
3° Données relatives au père, à la mère et à l'environnement proche du candidat et de son conjoint (fratrie du candidat et de son conjoint, le cas échéant nouveau conjoint du père ou de la mère du candidat ou de son conjoint, le cas échéant père ou mère d'un enfant, du candidat ou de son conjoint, issu d'une autre union et personne vivant sous le même toit que le candidat ou personnes y intervenant régulièrement) :
a) Données d'identification : identité, nationalité, le cas échéant année d'arrivée sur le territoire français et date d'acquisition de la nationalité française, date de décès, adresse et nature du lien ;
b) Données professionnelles le cas échéant : noms, adresses des employeurs, fonctions exercées.
C. - Données relatives à la vie professionnelle
1° Situation professionnelle actuelle (statut, fonction, grade, armée ou arme d'appartenance, ministère d'origine, ministère d'emploi, organisme d'emploi, adresse professionnelle, coordonnées professionnelles) ;
2° Emplois occupés durant les cinq dernières années ;
3° Habilitations déjà détenues.
D. - Informations relatives à la demande et à l'avis de sécurité
1° Date, motif de la demande et numéro de dossier ;
2° Qualité et coordonnées de la personne à l'origine de la demande ;
3° Emploi, mission ou fonction au titre desquels l'avis est demandé ;
4° Niveau d'habilitation demandé ;
5° Date et sens de l'avis ;
6° Date de transmission de l'avis ;
7° Date et sens de la décision de l'autorité ayant sollicité la réalisation de l'enquête.
2. Enquêtes administratives préalables au recrutement, à la nomination et à l'affectation
A. - Données d'identification des personnes
1° Nom, prénoms ;
2° Sexe ;
3° Date et lieu de naissance ;
4° Nationalité ;
5° Année d'arrivée en France et année d'acquisition de la nationalité française ;
6° Numéro d'identifiant défense ;
7° Adresses physiques (actuelle et précédente) ;
8° Coordonnées téléphoniques ;
9° Données d'identification numérique à l'exclusion du mot de passe.
B. - Données relatives à la vie personnelle
Conjoint et parents du candidat : nom, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, adresse physique et profession.
C. - Informations liées à la demande et à l'avis de sécurité
1° Date, motif de la demande et numéro de dossier ;
2° Qualité, nom et prénom, et coordonnées de la personne à l'origine de la demande ;
3° Date et sens de l'avis ;
4° Date de transmission de l'avis ;
5° Date et sens de la décision de l'autorité ayant sollicité la réalisation de l'enquête.
3. Gestion des enquêtes administratives préalables à l'accès à des lieux protégés en raison de l'activité qui s'y exerce
A. - Données relatives à l'identification des personnes
1° Nom, prénoms ;
2° Sexe ;
3° Date et lieu de naissance ;
4° Nationalité ;
5° Pour les demandeurs exerçant leur activité au sein d'une zone à régime restrictif : adresse physique (actuelle et précédente), coordonnées téléphoniques et données d'identification numérique à l'exclusion du mot de passe.
B. - Données relatives à la vie professionnelle
1° Situation professionnelle actuelle (statut, grade, qualité, employeur, fonction, profession et type d'activité) ;
2° Pour les demandeurs exerçant leur activité au sein d'une zone à régime restrictif :
a) Statut au sein de la zone, type d'accès ;
b) Date de début et de fin de la mission ;
c) Informations relatives au poste : intitulé du poste, domaine scientifique principal, discipline scientifique principale, résumé de la mission et de l'activité ;
d) Origine et montant du financement de la mission ;
e) Précédente autorisation d'accès à une zone à régime restrictif (référence de l'autorisation, habilitation, niveau et autorité d'habilitation).
C. - Informations liées à la demande et à l'avis de sécurité
1° Date, motif de la demande et numéro de dossier ;
2° Qualité, nom et coordonnées de la personne à l'origine de la demande ;
3° Date et sens de l'avis ;
4° Date de transmission de l'avis ;
5° Date et sens de la décision de l'autorité ayant sollicité la réalisation de l'enquête ;
6° Pour les demandeurs exerçant leur activité au sein d'une zone à régime restrictif : code et nom de l'établissement hébergeur, ministère de rattachement, adresse de la zone à régime restrictif, nom et fonction du responsable de la zone à régime restrictif, coordonnées téléphoniques et adresse électronique, avis motivé du responsable de la zone à régime restrictif, avis du chef d'établissement ou délégué à la sécurité, avis du ministère de tutelle.
II. - Concernant la gestion des demandes de permission des militaires à l'étranger dans le cadre de la protection du personnel de la défense prévue au 2° de l'article 1er
1° Nom et prénoms ;
2° Sexe ;
3° Date et lieu de naissance ;
4° Nationalité ;
5° Situation professionnelle actuelle (armée ou service d'appartenance, grade) ;
6° Destination, date et motif du voyage ;
7° Qualité et coordonnées professionnelles de la personne à l'origine de la demande ;
8° Date et sens de l'avis.
III. - Concernant la gestion des procédures déclaratives préalables aux enquêtes administratives mentionnées à l'article R. 4123-47 du code de la défense prévue au 3° de l'article 1er
A. - Données relatives à l'identification des personnes
1° Nom, prénoms ;
2° Sexe ;
3° Date et lieu de naissance ;
4° Nationalité ;
5° Adresses physiques (actuelle, et précédente) ;
6° Coordonnées téléphoniques.
B. - Données relatives à la vie professionnelle
1° Qualité de l'intéressé : responsable ou accédant au traitement de données ;
2° Nom, prénoms, coordonnées téléphoniques et adresse électronique du responsable du traitement de la donnée ;
3° Fonction de l'intéressé ;
4° Dénomination sociale de la société, adresse du siège social, activité de la société et numéro RCS/SIREN ;
5° Nom, prénoms, sexe, date de naissance et fonction des personnes appartenant à la gouvernance de la société.
C. - Informations liées à la demande et à l'avis de sécurité
1° Date et numéro de la demande ;
2° Qualité et coordonnées de la personne à l'origine de la demande ;
3° Date et sens de l'avis ;
4° Date de transmission de l'avis ;
5° Date et sens de la décision de l'autorité ayant sollicité la réalisation de l'enquête.