Un dossier est constitué pour chaque agent. Ce dossier doit comporter toutes les pièces intéressant sa situation administrative, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité.
Ce dossier, de même que tout document administratif, ne peut faire état des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses, ou philosophiques de l'intéressé, ni de mentions le concernant contrevenant aux dispositions de l'article 133-11 du code pénal relatives à l'amnistie.
Tout agent a accès à son dossier individuel.
Dans des conditions fixées par le décret du 15 juin 2011 susvisé, le dossier de l'agent peut être géré sur support électronique s'il présente les garanties prévues par les alinéas précédents.