ANNEXE IV
PROCESSUS DE CERTIFICATION DES ORGANISMES DE FORMATION DES PERSONNES COMPÉTENTES EN RADIOPROTECTION (PCR)
I.-Définition des étapes du processus
La recevabilité du dossier par l'organisme certificateur est conditionnée par la complétude du dossier de certification déposé par l'organisme. La liste des éléments constitutifs du dossier à compléter est sollicitée auprès de l'un des organismes certificateurs accrédités ou répondant aux conditions de l'article 11.
Le cycle de certification de cinq ans commence avec la décision de certification concluant l'audit initial ou avec la décision de renouvellement de la certification. Il est composé d'audits de surveillance annuels et d'un audit de renouvellement au cours de la dernière année.
Les étapes de la certification par ordre chronologique sont les suivantes :
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Etape |
Nom |
Description |
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Etape 0 |
Recevabilité |
Instruction du dossier par l'organisme certificateur et décision de recevabilité par ce dernier au plus tard quinze jours après la réception du dossier de certification complet envoyé par l'organisme candidat. |
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Etape 1 |
Audit initial |
L'audit initial comprend deux volets chronologiquement séparés : 1re étape : le volet "documentaire" de l'audit devant faire l'objet d'une validation formelle positive (après résolution des écarts) transmise à l'organisme candidat par l'organisme certificateur ; 2e étape : le volet "terrain" de l'audit devant être réalisé lors de la première session de formation en présence des stagiaires, organisée par l'organisme candidat qui a reçu sa validation positive du volet "documentaire". La décision relative à l'audit initial est prise au plus tard six mois à compter de la notification de la recevabilité positive (étape 0). L'organisme doit attendre l'obtention de sa certification avant d'organiser d'autres sessions de formation. |
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Etapes 2 |
Audit de surveillance |
Les audits de surveillance annuels comprennent deux volets pouvant être réalisés simultanément ou séparément sans ordre chronologique : un volet "documentaire" et un volet "terrain" réalisé lors d'une formation en présence des stagiaires couverte par le champ de la certification. Le premier audit de surveillance est réalisé au plus tard un an après la date d'attribution de la certification à la suite de l'audit initial. Les suivants sont réalisés au plus tard avant chaque date anniversaire du certificat. Sur les quatre audits de surveillance au moins un audit a son volet "terrain" réalisé de manière inopinée (en informant l'organisme certifié 24 heures à l'avance pour les modalités d'accès) lors d'une formation en présence des stagiaires. |
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Etape 3 |
Audit de renouvellement |
L'audit de renouvellement est composé de deux volets pouvant être réalisés simultanément ou séparément sans ordre de chronologique : un volet "documentaire" et un volet "terrain" réalisé lors d'une formation en présence des stagiaires couverte par le champ de la certification. Cet audit est réalisé de façon à ce que la décision de renouvellement de la certification soit prise avant son expiration. L'audit de renouvellement est planifié. |
II.-Contenu des audits
Le processus de certification permet de vérifier le respect et la bonne application des dispositions des articles 2 à 10 et 12 à 13 ainsi que des annexes I à VI du présent arrêté, et de vérifier la traçabilité des procédures qui en résultent. L'audit initial et l'audit de renouvellement portent sur l'intégralité de ces dispositions. Les audits de surveillance peuvent porter uniquement sur certains points qui méritent d'être approfondis.
Afin d'optimiser la vérification de la satisfaction aux exigences par l'organisme candidat, l'organisme certificateur prend en compte les mesures déjà mises en œuvre par celui-ci dans le cadre d'autres certifications en prenant en compte le type de certification.
II. 1.-Volet "documentaire"
Le volet "documentaire" est réalisé sur le site de l'organisme ou à distance dès lors que ceci est techniquement possible et convenu avec l'organisme. Une approche conjuguant le présentiel et le distanciel est possible.
Le volet "documentaire" de l'audit porte sur l'ensemble des types de formation PCR (niveaux, options, secteurs, renforcée) proposés par l'organisme de formation.
II. 2.-Volet "terrain"
Le volet "terrain" réalisé lors d'une formation en présence des stagiaires couverte par le champ de la certification est réalisé lors de cours dispensés par au moins un formateur et au moins un intervenant spécialisé, si la formation a recours à des intervenants spécialisés.
Tous les formateurs, au sens du II de l'article 13, font l'objet d'un audit "terrain" au moins une fois sur le cycle de certification (cinq ans).
Si l'organisme recourt à des intervenants spécialisés pour ces formations, au moins 50 % d'entre eux doivent être audités sur le cycle de certification (cinq ans).
L'ensemble des types de formation PCR (niveaux, options, secteurs, renforcée) proposés par l'organisme certifié doit faire l'objet du volet "terrain" de l'audit sur un cycle de certification (cinq ans).
Les années où l'organisme certifié ne réalise pas de formation PCR, aucun volet "terrain" n'est réalisé. Il est nécessaire que l'organisme certifié réalise des formations PCR sur au moins trois ans sur les cinq d'un cycle de certification pour renouveler sa certification, sinon il devra recommencer un cycle de certification.
III.-Durées minimales des audits
La durée du volet "documentaire" d'un audit est d'au moins sept heures sur la même journée ou en plusieurs fois. L'organisme certificateur détermine une durée d'audit adaptée prenant en compte le nombre de formations initiales ou de renouvellement proposées à l'année par l'organisme et en tenant compte des niveaux, options, secteurs (au moins deux heures par type formations PCR proposées en plus de la première comprise dans les sept heures minimales). La formation renforcée fait l'objet d'un audit spécifique d'au moins sept heures. La durée des audits de surveillance du volet "documentaire" peut être réduite jusqu'à 50 % du temps de l'audit initial ou de renouvellement puisqu'elles ne portent pas forcément sur l'ensemble du champ.
La durée du volet "terrain" d'un audit est d'au moins trois heures lors d'une formation avec la participation à au moins un cours théorique et un cours pratique. Elle peut être répétée en fonction du nombre de formateurs et de types de formation PCR de l'organisme à auditer répartis sur les cinq ans du cycle de certification. Elle doit aussi tenir compte de la durée des travaux pratiques.
Cas d'une entreprise multi-sites
Dans le cas d'une entreprise multi-sites, l'organisme certificateur s'appuie sur le document IAF-MD 1 pour déterminer les définitions à prendre en compte, les règles d'échantillonnage à appliquer, les modalités de la certification et les conditions de délivrance de la certification, selon l'organisation, par établissement (identifié par son numéro SIRET) de la même l'entreprise.
Les règles d'échantillonnage ne s'appliquent qu'au volet "documentaire" de l'audit. Le volet "terrain" de l'audit est toujours réalisé comme définie au II. 2.
IV.-Activités de formation à titre transitoire
Dès réception de la validation formelle positive par l'organisme de certification après le volet "documentaire" de l'audit initial, l'organisme candidat peut recevoir des inscriptions en vue de la première session de formation dans le cadre du champ de la certification.
L'obtention de la certification permet à l'organisme nouvellement certifié de délivrer des certificats de formation de personne compétente en radioprotection dans le cadre du champ de la certification aux personnes ayant satisfait au contrôle de connaissances, y compris aux stagiaires de la session qui a fait l'objet de cet audit initial.
V.-Typologie des critères pour l'audit
L'organisme certificateur établit une typologie des critères à prendre en compte pour les écarts constatés et la procédure afférente à chaque catégorie d'écarts selon les critères suivants :
-pédagogiques : qualité des supports, méthodes déployées ; contrôle des connaissances … ;
-procédure interne : traçabilité des documents, délivrance des certificats … ;
-techniques : moyens de formation, plateforme technique, travaux pratiques dans une activité …
Un modèle standardisé de grille de critères à prendre en compte pour les audits est établi en commun par les organismes certificateurs afin d'harmoniser leurs pratiques et fait l'objet d'une validation par la direction générale du travail avant utilisation. Ce modèle validé est transmis aux organismes d'accréditation et aux organismes certificateurs. Il est intégré au référentiel de certification.
VI.-Communication
L'organisme de formation est informé, dans les meilleurs délais et au plus tard sous quinze jours, de chaque décision prise par l'organisme certificateur le concernant.
En cas de retrait de certification, l'organisme certificateur informe simultanément l'organisme de formation, la direction générale du travail, la direction générale de la prévention des risques (MSNR) et l'Autorité de sûreté nucléaire.
Cas des réclamations
Toute réclamation concernant un organisme certifié ou en cours de certification reçue par l'organisme certificateur fait l'objet d'un traitement dans un délai qui n'excède pas un mois à compter de la réception de la réclamation.
VII.-Exigences relatives à la qualification des auditeurs des organismes de certification
Les critères de qualification des auditeurs des organismes certificateurs sont les suivants :
-détenteur de certifications professionnelles, diplômes ou titres à finalité professionnelle de niveau 6 ou supérieur mentionné à l'article D. 6113-19 du code du travail, dans le domaine de la radioprotection ou dans un domaine technique s'en rapprochant (chimie, biologie, physique …) ;
-expérience professionnelle d'au moins trois ans dans le domaine de la radioprotection au cours des dix dernières années ;
-expérience professionnelle d'au moins deux ans en tant que formateur et maîtrise de la pédagogie et de la conception de module de formation ;
-expérience d'au moins vingt jours d'activité d'audit sur les trois dernières années ou formation d'une semaine dans le domaine de l'audit datant de moins de six mois.
VIII.-Déontologie des auditeurs des organismes de certification
Un auditeur d'un organisme certificateur ne peut pas avoir de liens d'intérêts financiers avec un organisme de formation PCR tant qu'il est auditeur dans le cadre de la présente annexe.