L'entretien professionnel annuel a lieu, au plus tard, le 30 septembre suivant l'année scolaire évaluée ou avant la fin de celle-ci pour les personnels de direction changeant de poste à son terme.
Dans les cas où l'agent cesse temporairement ou définitivement ses fonctions avant la fin de l'année scolaire, hors cessation au titre de l'un des congés prévus à l'article 34 de la loi du 11 janvier 1984 susvisée, l'entretien est conduit avant la cessation d'activité ou le changement de position statutaire.
Sa date est fixée par le supérieur hiérarchique direct de l'agent et est notifiée au fonctionnaire au moins dix jours à l'avance.
La convocation est accompagnée de la fiche de poste et du formulaire de compte rendu d'entretien.