L'ambassadeur ou le chef de poste consulaire est destinataire de tous les ordres du jour. Il peut demander la convocation d'un conseil, l'inscription d'un point à l'ordre du jour, ainsi que l'invitation d'une personne qualifiée mentionnée à l'article 8, qui sont alors de droit.
Il peut assister et intervenir aux séances, qui se tiennent dans les locaux diplomatiques ou consulaires ou par voie dématérialisée.
Il fait état, s'il y a lieu, des travaux des services consulaires préalables aux séances, notamment ceux relatifs aux demandes dont il est saisi.
Il contresigne le procès-verbal et peut y faire porter mention de son avis. Il procède à la publication du procès-verbal sur le site internet de l'ambassade ou du poste consulaire.