Les procurations prévues par le présent décret sont établies sous forme écrite ou dématérialisée. Elles sont datées. Le mandant les transmet au président de la chambre, du conseil régional ou du conseil supérieur concerné au moins cinq jours avant la date du vote.
Le mandant et le mandataire doivent être membres de la même formation délibérative. Dans le cas des comités mixtes, ils doivent en outre être tous les deux soit notaires, soit clercs ou employés.
Le président s'assure que le nombre de procurations n'excède pas la limite autorisée par le présent décret. Si cette limite n'est pas respectée, seules sont valables les procurations qui ont été établies les premières. Dans l'hypothèse où ce départage serait impossible du fait de l'établissement de plusieurs procurations le même jour, le président de l'instance concernée en informe sans délai les mandants et demande au mandataire de se mettre en conformité avec le texte. En l'absence de régularisation au moins vingt-quatre heures avant la date du vote, le président informe le mandataire et les mandants que les procurations surnuméraires qui n'ont pu être départagées sont nulles de plein droit.