DIRECTION GÉNÉRALE DES DOUANES ET DROITS INDIRECTS
Grilles d'audit relatives à l'agrément d'opérateur de détaxe pour l'exercice de l'activité d'opérateur de détaxe (article 262-0 bis ; articles 202 F, 202 G, 202 M et 202 N de l'annexe II au code général des impôts)
Partie I. - Présentation et informations générales sur l'opérateur
1. Identification de l'opérateur
1. Nom-Raison sociale
2. Adresse (s)
3. Identification au sein du groupe
4. Organigramme de la société
5. Vérification de l'absence d'antécédents douaniers et fiscaux
2. Activité de l'entreprise
1. Chiffre d'affaires
2. Nombre de salariés
3. Nombre de commerçants affiliés
4. Identité et adresses des opérateurs de remboursement affiliés
3. Implantation des principaux sites d'activité
Partie II. - Activité de détaxe
1. Organisation interne du service détaxe
1. Composition du service détaxe et identification du (des) responsable (s).
2. Continuité du service-Gestion des absences
3. Formation du personnel à la détaxe
2. Relation avec les commerçants affiliés
1. Liste des commerçants affiliés-Communication/ relations
2. Formation à la détaxe pour les commerçants affiliés (outils et réglementation)
3. Respect de la réglementation relative à la détaxe
1. Capacités générales liées à l'activité de détaxe
1. Mise en place de garanties permettant d'assurer la sécurisation de la procédure de détaxe :
L'opérateur assure, directement ou par l'intermédiaire de ses commerçants affiliés un procédé de vérification du non établissement du voyageur sur le territoire de l'Union européenne au moyen du contrôle du passeport (ou carte consulaire si passeport d'un état membre de l'UE ou autre justificatif délivré par une autorité gouvernementale) ; et la vérification de l'authenticité des justificatifs fournis. L'éligibilité du voyageur devra être vérifiée à chaque nouvelle opération d'exportation. La réalisation de la condition de sortie du territoire de l'UE des biens dans les bagages des voyageurs est vérifiée par le visa douanier du bordereau de vente à l'exportation.
L'opérateur, directement ou par l'intermédiaire de ses commerçants affiliés, s'assure que le voyageur procède lui-même à l'achat et au paiement. Dans le cadre d'un paiement par carte bancaire, l'opérateur contrôle notamment la cohérence entre le nom figurant sur le moyen de paiement et le nom de la personne bénéficiant de l'exonération pour laquelle est établi le bordereau de vente à l'exportation.
2. Description du processus permettant l'intégration en temps réel des bordereaux de vente à l'exportation
3. Capacité à intégrer les évolutions réglementaires-Veille réglementaire
4. Gestion de l'archivage
5. Vérification de la conformité du modèle des bordereaux de vente à l'exportation de l'entreprise et de la notice
6. Capacité à fournir des statistiques sur la détaxe
2. Supervision de l'activité de détaxe
1. Correspondant (s) : les interlocuteurs, nommés en qualité de référents par l'opérateur de détaxe, doivent être en mesure de répondre aux réquisitions des services douaniers dans des délais raisonnables.
2. Présentation des outils de suivi de l'activité
3. Consignation et notification à l'administration des douanes et droits indirects des incidents techniques (nature, date, solution mise en place, date de résolution)
3. Dispositif permettant la détection d'irrégularités ou fraudes des commerçants affiliés
1. Procédure relative à la détection d'irrégularités ou fraudes dans la gestion et le suivi des opérations liées à la détaxe
2. Consignation et signalement des irrégularités et fraudes et mesures correctrices
3. Sensibilisation des employés aux risques de fraudes ou d'irrégularités et leur communication à la douane
4. Désignation de correspondants fraude : les interlocuteurs, nommés en qualité de référents par l'opérateur de détaxe, doivent être en mesure de répondre aux réquisitions des services douaniers dans des délais raisonnables.
4. Systèmes de contrôles internes à l'entreprise
1. Contrôle interne sur la fiabilité des bordereaux de vente à l'exportation établis par les commerçants utilisant les services de l'opérateur de détaxe et sur les informations saisies
2. Contrôles internes sur les enregistrements informatiques
3. Mise en place d'audits internes/ externes
5. Fiabilité de la procédure de secours
1. Description de la procédure de secours
2. Suivi de la délivrance des bordereaux de vente à l'exportation en procédure de secours
3. Suivi de la situation ayant nécessité l'utilisation de la procédure de secours et périodicité par commerçant
2. Volet remboursement
1. Délai de remboursement
2. Pourcentage du nombre de bordereaux de vente à l'exportation remboursés sur le nombre de bordereaux de vente à l'exportation émis-Suivi du ratio
3. Montant de remboursement (taux de remboursement appliqué)
Partie III. - Spécifications, techniques et informatiques
1. Suivi informatique des écritures
Caractéristiques du progiciel et/ ou logiciel de gestion intégrée (ERP-Enterprise Resource Planning, ou PGI-Progiciel de gestion intégré)
2. Capacités techniques liées à l'activité de détaxe
1. Respect des spécifications informatiques
2. Capacité à assurer l'intégrité et la sécurité des données
3. Capacité à intégrer les évolutions techniques
4. Monitoring des flux échangés avec l'administration des douanes et droits indirects
3. Politique de gestion de l'informatique
1. Présentation et organisation de la direction des systèmes d'information
2. Recours à un prestataire informatique
3. Lieu (x) et modalités de l'hébergement des données
4. Procédures de sauvegarde, restauration et archivage
1. Politique générale de sauvegarde
2. Délai de conservation des données et procédure d'archivage
3. Présentation du plan de reprise d'activité
5. Sécurité des systèmes informatiques
1. Politique générale de sécurité de l'information et sécurisation de l'accès aux systèmes
2. Protection du système contre les intrusions
6. Sécurité de l'information
1. Politique générale de protection des documents (Commission nationale de l'informatique et des libertés-CNIL)
2. Exploitation des données voyageurs