L'agent en mission, en formation ou en stage pour le compte de l'administration est incité à recourir au voyagiste sous contrat avec les ministères sociaux pour l'organisation de ses déplacements, c'est-à-dire la réservation et l'émission de titre de transport et toute demande d'hébergement à titre onéreux.
Le recours au voyagiste pour l'organisation des déplacements d'un agent en mission ou en stage constitue un achat de prestation qui dispense l'agent de faire l'avance des frais et se substitue ainsi aux modalités réglementaires de remboursement des frais de déplacement aux agents.
Le coût de l'hébergement ne doit pas excéder en principe le montant des indemnités de nuitée fixées à l'article 1er de l'arrêté du 3 juillet 2006 susvisé fixant le taux des indemnités de mission.
Les hébergements se font dans des hôtels répondant aux normes standards de qualité avec petit-déjeuner et hébergement en chambre simple.
Lorsque les disponibilités sont limitées, le voyagiste est habilité à proposer des hôtels répondant aux normes standards de qualité supérieure. Après accord des agents concernés, il peut, à titre exceptionnel et afin d'apporter une solution à la demande, proposer à deux agents de partager une chambre double.
Dans le cadre de l'organisation d'un séminaire ou d'un voyage de groupe (10 personnes au moins), le titulaire du marché de voyagiste calculera un tarif de groupe sur la base des informations reçues de l'administration.