La déclaration de chargement est établie, préalablement au voyage, selon les modalités suivantes :
1° Au moyen d'un formulaire accessible soit par voie dématérialisée, soit par un outil d'échange de données informatique mis à disposition par Voies navigables de France. L'accès à ces outils de déclaration de chargement est disponible sur le site internet : www.vnf.fr
Le déclarant est tenu de renseigner intégralement la déclaration de chargement électronique avant le début du voyage.
Lorsque les outils cités ci-dessus sont utilisés, Voies navigables de France fournit au déclarant une attestation de déclaration ou un accusé de réception indiquant le numéro de déclaration.
2° Au moyen d'un formulaire papier :
Voies navigables de France fournit les imprimés de déclaration papier dans les bureaux de ses directions territoriales ou sur le site internet : www.vnf.fr.
A la première écluse-contrôle franchie par le déclarant au cours de son voyage, l'éclusier vise, date et tamponne les trois volets du formulaire de la déclaration de chargement et conserve un premier volet.
Au terme du voyage, le déclarant remet un second volet de la déclaration de chargement à la dernière écluse-contrôle rencontrée ou l'envoie au centre de gestion national de Voies Navigables de France.
Il conserve le dernier volet de la déclaration de chargement aux fins d'archivage et de justificatif à produire en cas de contrôle.
Voies navigables de France publie et actualise la liste des écluses-contrôles sur son site internet : www.vnf.fr.