Modalités de justification des consultations et conservation des données.
I. ― En application de l'article L. 751-6 du code de la consommation, afin de pouvoir justifier qu'ils ont consulté le fichier, les établissements et organismes mentionnés au I de l'article 1er doivent, dans les cas de consultations aux fins mentionnées au II de l'article 2, conserver des preuves de la consultation du fichier sur un support durable. Ils doivent être en mesure de démontrer que les modalités de consultation du fichier et de conservation des éléments de preuve de ces consultations garantissent l'intégrité des informations ainsi collectées. Constitue un support durable tout instrument permettant aux établissements et organismes mentionnés à l'article 1er de stocker les informations constitutives de ces preuves, d'une manière telle que ces informations puissent être consultées ultérieurement pendant une période adaptée à leur finalité et reproduites à l'identique. Les éléments de preuve sont apportés conformément au modèle figurant en annexe au présent arrêté. Ils sont à restituer sur papier d'affaire reprenant les mentions obligatoires prévues aux articles R. 123-237 et R. 123-238 du code de commerce.
II. ― Les établissements et organismes mentionnés à l'article 1er mettent en place des procédures internes leur permettant de justifier que les consultations du fichier ne sont effectuées qu'aux fins mentionnées à l'article 2 et à elles seules.
III. ― Les établissements et organismes mentionnés au I de l'article 1er peuvent conserver le résultat des consultations effectuées aux fins mentionnées aux II et III de l'article 2 dans les conditions décrites ci-dessous.
Les modalités de conservation du résultat des consultations doivent prévoir que seul le résultat de la dernière consultation est accessible uniquement pour l'instruction du dossier de demande de crédit, de reconduction annuelle d'un contrat de crédit renouvelable ou d'attribution de moyens de paiement dans le cadre de laquelle la consultation a été effectuée.
Au-delà du délai d'instruction, le résultat des consultations effectuées à ces fins doit être conservé sous forme d'archives, consultables uniquement à des fins d'audit ou dans le cadre de litiges. Lorsque le résultat d'une consultation comporte des informations relatives à plusieurs personnes en raison d'une homonymie, établie à partir de la clé Banque de France réduite à la date de naissance et aux cinq premières lettres du nom, seules les informations relatives à la personne concernée par la demande doivent être conservées. Les données ne correspondant pas à la personne concernée par la demande devront être détruites dès que l'établissement aura constaté la levée de l'homonymie par l'exploitation de la fiche transmise.
Les modalités de conservation des résultats des consultations effectuées par les établissements et organismes mentionnés à l'article 1er dans le cadre de la gestion des risques liés aux crédits souscrits par leurs clients doivent prévoir que l'ensemble de ces résultats ne peut être exploité sous forme nominative qu'en une seule fois et au plus tard 30 jours après la date de la consultation la plus ancienne. Après leur exploitation, ces résultats ne peuvent être conservés que sous forme non nominative et à des fins d'actualisation des modèles de notation interne.
IV.-Les établissements ou organismes mentionnés au I de l'article 1er, pour les consultations effectuées aux fins mentionnées au II de l'article 2, peuvent se faire délivrer par la Banque de France une attestation de consultation. Les établissements de crédit et les sociétés de financement mentionnés au II de l'article 1er peuvent se faire délivrer cette attestation pour les consultations effectuées aux fins mentionnées au II de l'article 2 avant leur retrait d'agrément.
Pour obtenir cette attestation, les établissements demandeurs doivent fournir à la Banque de France le numéro de consultation attribué lors de la consultation.
La conservation, par la Banque de France, des données nécessaires à l'établissement de l'attestation de consultation se fait dans une base dédiée, séparée de la base active. La finalité de la conservation de ces données est limitée à l'établissement de l'attestation.
Les établissements peuvent demander une attestation de consultation durant un délai de :
-20 ans pour un crédit relevant du chapitre II du titre Ier du livre III du code de la consommation ainsi que pour l'octroi d'une autorisation de découvert remboursable dans un délai supérieur à 1 mois,
-35 ans pour un crédit relevant du chapitre III du titre Ier du livre III du code de la consommation,
-5 ans dans le cadre de la reconduction annuelle d'un contrat de crédit renouvelable en application des articles L. 312-57 et suivants du code de la consommation.
Ces délais courent à compter de la date de la consultation effectuée par l'établissement.
L'attestation délivrée par la Banque de France contient les informations suivantes : la dénomination de l'établissement ou organisme concerné, son code interbancaire, la clé Banque de France consultée, le motif de la consultation et la nature du crédit concerné, le numéro de consultation attribué par la Banque de France, l'horodatage de la réponse et le vecteur d'échange utilisé pour la consultation.