Article 12
Missions du secrétariat
Le secrétariat du comité est assuré par SNCF Réseau. Il a notamment pour missions de :
- rendre publique et tenir à jour la liste des membres sur le site internet de SNCF Réseau ;
- convoquer les membres aux séances, dans les conditions prévues à l'article 13 ;
- fixer l'ordre du jour des séances, dans les conditions prévues à l'article 14 ;
- inviter d'éventuels observateurs ou experts à participer aux séances, dans les conditions prévues à l'article 15 ;
- élaborer les relevés de décisions des séances, dans les conditions prévues à l'article 18 ;
- transmettre pour avis à l'ART la charte du réseau, ainsi que ses éventuelles modifications et la publier sur le site internet de SNCF Réseau ;
- élaborer le projet de rapport annuel d'activité et diffuser sa version finale, dans les conditions prévues à l'article 19.
Article 13
Convocations
Les membres sont convoqués par le secrétariat par voie électronique contenant un ordre du jour prévisionnel trois semaines avant la séance. L'ordre du jour définitif est envoyé sous la même forme au moins 7 jours avant la séance, précisant le lien d'accès aux documents utiles.
En cas d'empêchement d'assister à la séance, tout membre en informe le secrétariat au plus tôt, en précisant, le cas échéant, le représentant de son entité d'appartenance au comité qu'il mandate pour siéger et voter en son nom.
Article 14
Ordre du jour
L'ordre du jour est arrêté par le secrétariat, sur proposition des membres du comité.
Tout membre peut demander l'inscription à l'ordre du jour de toute question relative aux règles, aux procédures et aux outils utilisés pour l'accès aux réseaux ferrés et leur utilisation.
Toute demande en ce sens est transmise par écrit avec ses éventuels documents d'accompagnement au moins un mois avant la séance. Le sujet est inscrit à l'ordre du jour, sous réserve de l'accord de SNCF Réseau.
Article 15
Invitation d'observateurs et d'experts
En fonction des sujets prévus à l'ordre du jour, le secrétariat peut proposer d'inviter à participer aux séances, en qualité d'observateurs, des représentants des usagers des services ferroviaires de transport de fret et de voyageurs et de toute autre partie prenante.
Le secrétariat peut également proposer d'inviter des experts afin de l'éclairer sur un sujet inscrit à l'ordre du jour. Le secrétariat adresse les invitations.
Article 16
Règle de quorum
L'instance plénière ne peut délibérer valablement qu'en présence d'au moins la moitié de ses membres présents ou représentés.
La présence des membres est constatée par l'apposition de leur signature sur une feuille de présence.
Les personnes invitées à participer en qualité d'observateurs et d'experts émargent également la feuille de présence.
Article 17
Délibérations
Les décisions de l'instance plénière sont prises par consensus, à l'exception des décisions d'adoption ou de modification de la charte du réseau et du règlement intérieur du comité.
Ces décisions sont prises à la majorité des suffrages exprimés, sous réserve d'une majorité concordante des 9 membres représentant les gestionnaires d'infrastructure au sens de l'article L. 2111-1 du code des transports et les exploitants d'installations de service reliées au réseau ferré national, mentionnés à l'article 6 du présent règlement intérieur.
Pour les autres décisions, dans l'hypothèse où un consensus n'est pas trouvé, il est procédé à un vote à la majorité simple, si au moins un membre en fait la demande.
Pour l'ensemble des votes, chaque membre présent ou représenté dispose d'une voix. En cas d'égalité, celle du président est prépondérante.
Article 18
Relevé de décisions
Chaque séance fait l'objet d'un relevé de décisions établi par le secrétariat.
Ce relevé de décisions est transmis pour avis aux membres dans le mois suivant la séance concernée et validé lors de la séance suivante. Le relevé de décisions validé est également communiqué à l'ensemble des membres du comité.
Article 19
Rapport annuel d'activité
Chaque année, le secrétariat produit un rapport d'activité sur la base des travaux du comité, en particulier des délibérations de l'instance plénière et des travaux réalisés par les groupes thématiques. Il évoque les éventuels règlements de différends intervenus.
Le rapport est transmis pour avis aux membres de l'instance plénière avant diffusion à l'ensemble des membres du comité, à l'Autorité de régulation des transports et au ministre chargé des transports, et publication sur le site internet de SNCF Réseau.