L'aide est gérée par l'Agence de services et de paiement, avec laquelle l'Etat conclut une convention fixant notamment son objet et le rôle de l'agence. A partir du 1er janvier 2020, l'Etat peut confier cette aide à l'établissement public venant aux droits du Centre national de la chanson des variétés et du jazz.
L'entreprise adresse une demande d'aide à l'Agence de services et de paiement dans un délai maximal de six mois suivant la date de la fin de l'enregistrement phonographique pour lequel l'aide est sollicitée.
La demande doit permettre d'identifier précisément l'enregistrement phonographique pour lequel l'aide est sollicitée ainsi que le montant et le nombre des cachets versés aux artistes-interprètes participant à la réalisation de cet enregistrement. Les bulletins de salaire correspondants et la feuille d'émargement définie à l'article 3.6 de l'annexe III de la convention collective nationale de l'édition phonographique du 30 juin 2008 sont joints à la demande d'aide.