L'entretien professionnel est conduit par le supérieur hiérarchique direct.
La date, l'heure et le lieu de l'entretien sont fixés par le supérieur hiérarchique direct. Ils sont communiqués à l'agent, ainsi que le projet de compte-rendu prévu au chapitre II, au moins huit jours francs à l'avance. L'agent peut porter ses observations sur le projet de compte-rendu.
Si, pour des raisons exclusivement liées à l'impossibilité matérielle d'organiser l'entretien professionnel pendant la période de référence fixée à l'article 2, l'évaluation rédigée est alors adressée à l'agent contre accusé de réception.
L'agent fait part de ses observations, demandes et suggestions et adresse à l'administration le document visé par ses soins.