Le système de gestion de la sécurité est documenté dans toutes ses parties et décrit notamment la répartition des responsabilités dans le cadre de l'organisation du gestionnaire de l'infrastructure ou de l'entreprise ferroviaire. Il indique comment la direction assure le contrôle aux différents niveaux de l'organisation, comment le personnel et ses représentants à tous les niveaux sont impliqués et comment l'amélioration continue du système de gestion de la sécurité est assurée. Il prévoit une application systématique des connaissances et des méthodes relatives aux facteurs humains et organisationnels.
Les gestionnaires de l'infrastructure et les entreprises ferroviaires mettent en place des actions dans le cadre du système de gestion de la sécurité pour favoriser une culture de confiance mutuelle et d'apprentissage, dans laquelle le personnel est encouragé à contribuer au développement de la sécurité tout en garantissant la confidentialité.