A l'issue de l'entretien professionnel, l'agent dispose d'un délai de cinq jours francs pour compléter, par écrit, le compte rendu initial qui est alors daté et cosigné par l'agent et le supérieur hiérarchique direct.
Le compte rendu est ensuite visé par le chef de service, ou le directeur d'emploi pour les agents relevant de ce niveau d'évaluation, qui peut formuler, s'il l'estime utile, ses propres observations. Le compte rendu est notifié à l'agent qui le date et le signe pour attester qu'il en a pris connaissance puis le retourne à l'administration qui le verse à son dossier administratif.