Dès l'ouverture des registres de candidature, les candidats accèdent à un espace personnel sécurisé de stockage de documents.
Cet espace permet aux candidats de déposer les pièces constitutives de leur dossier de candidature. Ce dossier comporte obligatoirement les pièces suivantes :
1° Une pièce justificative permettant d'établir :
a) Soit la possession de l'un des titres mentionnés au 1° de l'article 1er ou de l'article 2 ci-dessus ;
b) Soit la possession de diplômes universitaires, qualifications et titres justifiant la demande de dispense prévue au 1° de l'article 1er ou de l'article 2 ci-dessus ;
c) Soit que le candidat réunit les conditions mentionnées au 2° ou au 3° ou au 4° ou au 5° de l'article 1er ou de l'article 2 ci-dessus ;
2° Un exposé du candidat limité à quatre pages, présentant ses activités en matière d'enseignement, de recherche, d'administration et d'autres responsabilités collectives ;
3° Un exemplaire des travaux, ouvrages et articles dans la limite de trois documents pour les candidats à la qualification aux fonctions de maître de conférences et de cinq documents pour les candidats à la qualification aux fonctions de professeur des universités ;
4° Lorsqu'un diplôme est exigé, une copie du rapport de soutenance du diplôme produit, comportant notamment la liste des membres du jury et la signature du président.
Les dossiers ne comportant pas les pièces obligatoires précitées ou comprenant des pièces obligatoires non conformes sont déclarés irrecevables par le ministre chargé de l'enseignement supérieur. Lorsque le dossier est déclaré irrecevable, le candidat reçoit un courriel lui permettant de consulter les motifs de cette décision.
En complément des pièces obligatoires mentionnées au présent article, les sections peuvent demander aux candidats de leur fournir des documents scientifiques complémentaires. Ces documents seront déposés par les candidats dans leur espace personnel sécurisé de stockage de documents. La section précise si certaines pièces complémentaires doivent être envoyées par voie postale. Ces pièces doivent être envoyées avant une date déterminée en application de l'article 7 du présent arrêté. Le cachet de la Poste ou la preuve de dépôt doit permettre d'établir la date de dépôt.
Les dossiers ne comportant pas les pièces complémentaires exigées par les sections ou des pièces complémentaires non conformes peuvent ne pas être examinés par les sections.
En cas d'impossibilité du dépôt dématérialisé d'un ou de plusieurs documents constitutifs du dossier de candidature, le candidat doit le signaler au ministre chargé de l'enseignement supérieur qui peut autoriser un envoi postal auprès de ses services au plus tard à une date fixée en application de l'article 7 du présent arrêté. Le cachet de la poste ou la preuve de dépôt doit permettre d'établir la date de dépôt. Ses services assurent la transmission de ces pièces auprès des rapporteurs désignés par les bureaux des sections.
Aucune déclaration de candidature ni dépôt de pièces n'est possible dans les espaces personnels et sécurisés de stockage dématérialisé de documents après la date déterminée en application de l'article 7 du présent arrêté.
Les candidats dont les travaux de thèse ou d'habilitation à diriger des recherches n'ont pas encore été soutenus à la date de clôture des inscriptions peuvent néanmoins déposer une demande de qualification à la condition que l'ensemble des pièces prévues à l'article 4 du présent arrêté soient déposées au plus tard à une date fixée en application de l'article 7 du présent arrêté.