Le titulaire de l'office saisit le président de la commission par lettre recommandée avec demande d'avis de réception. La lettre de saisine précise les motifs invoqués au soutien du licenciement envisagé. Une copie de la lettre est adressée au garde des sceaux, ministre de la justice, par téléprocédure sur le site internet du ministère de la justice, ainsi qu'au président de la chambre des notaires et au procureur général près la cour d'appel dans le ressort desquelles se situe l'office au sein duquel le salarié est nommé.
Les parties sont convoquées par le greffe de la cour d'appel au moins huit jours avant la date fixée pour la réunion de la commission. Une copie de la lettre de saisine est annexée à la convocation adressée au notaire salarié.
Les parties comparaissent en personne devant la commission. Elles peuvent se faire assister d'un conseil.