L'accès au système Déclaration-Synapse est limité, après inscription, aux responsables de la mise sur le marché des mélanges sur le territoire français, ou à leurs mandataires, dûment authentifiés. L'inscription nécessite l'acquisition d'un certificat d'un niveau de sécurité suffisant auprès d'un prestataire de certification électronique qualifié (PSCe) parmi ceux proposés sur le site Déclaration-Synapse. Le déclarant est identifié par le nom et les coordonnées de l'entité juridique déclarante et par le nom et les coordonnées de la ou des personnes physiques autorisées à saisir et visualiser les informations. Le cas échéant, le mandataire indique les nom et coordonnées de l'entité juridique dont il a délégation pour effectuer la déclaration.