Les dépôts de publications font l'objet d'une déclaration indiquant le numéro d'inscription et la catégorie dans laquelle la commission paritaire des publications et agences de presse ou une de ses sous-commissions a classé les publications à expédier. Cette déclaration précise s'il s'agit d'une parution normale ou d'un supplément ou d'un numéro hors série ainsi que la présence de cahiers ou pages spéciales.
Elle comporte également le poids unitaire de l'exemplaire de chaque édition et le nombre d'exemplaires de la publication autorisée au tarif de presse, le régime tarifaire applicable à chaque unité ainsi que le niveau de préparation technique réalisée et tout autre élément contractuel nécessaire à l'établissement de sa facturation.
L'éditeur ou son mandataire certifie l'exactitude des mentions portées dans la déclaration.