Avant le 1er octobre 2016, chaque organisation désirant participer au scrutin adresse au préfet de la région (Centre-Val de Loire pour le CRPF Ile-de-France Centre) une demande d'inscription conformément à l'article R. 321-63 du code forestier.
Avant le 15 octobre 2016, le préfet de région dresse la liste des organisations admises à prendre part à l'élection et fixe le nombre de voix attribuées à chacune d'elles en application de l'article R. 321-64. Le (ou les) centre (s) régional (aux) de la propriété forestière apporte son (ou leur) soutien au préfet de région dans ces opérations. Le préfet de région fait immédiatement afficher la liste et notifie à chaque organisation la décision qui a été prise à son égard.