Au cours de l'année précédant celle de l'élection :
1° Avant le 1er octobre, chaque organisation désirant participer au scrutin adresse au préfet de région où le centre régional a son siège une demande d'inscription. Cette demande précise la nature et le champ d'action de l'organisation, la date de sa fondation, la composition de son conseil d'administration ou de l'organe qui en tient lieu, le nombre de ses adhérents ayant payé leur cotisation pour l'année précédente et la surface totale des bois et forêts appartenant à ces adhérents. Elle est accompagnée du texte des statuts, de l'extrait des comptes des deux dernières années civiles et de l'indication du taux et du montant des cotisations effectivement encaissées pendant cette période.
Si l'organisation comprend des collectivités locales et des personnes morales mentionnées à l'article L. 211-1, les renseignements relatifs au nombre de ces adhérents, aux cotisations qu'ils ont versées et aux surfaces qu'ils possèdent sont distingués de ceux concernant les propriétaires particuliers ;
2 ° Avant le 15 octobre, le préfet de région dresse la liste des organisations admises à prendre part à l'élection et fixe le nombre de voix attribuées à chacune d'elles en application de l'article R. 321-64. Il fait immédiatement afficher la liste ainsi établie et notifie à chaque organisation ayant présenté une demande d'inscription la décision à son égard.