Le gestionnaire met en œuvre, pour l'établissement, une fois par année civile, de l'horaire de service, une procédure de programmation et de coordination.
Au plus tard onze mois avant l'entrée en vigueur de l'horaire de service, les gestionnaires d'infrastructure établissent des sillons internationaux provisoires en coopération avec les gestionnaires d'infrastructure des autres Etats membres de l'Union européenne. Ils veillent, dans la mesure du possible, à ce que ces sillons soient respectés dans la suite de la procédure.
Les demandes de capacités, y compris pour effectuer des travaux d'entretien programmés, sont adressées au gestionnaire d'infrastructure dans les conditions et selon les modalités prévues par le document de référence du réseau ou, en cas d'accord-cadre, par les stipulations de cet accord.
Les demandes portent sur une durée au plus égale à celle de l'horaire de service. A l'issue de l'instruction des demandes de sillons, le gestionnaire d'infrastructure établit, au plus tard quatre mois avant son entrée en vigueur, un projet d'horaire de service. Ce projet tient compte des demandes formulées, des priorités dans l'utilisation du réseau, des périodes nécessaires pour l'entretien programmé du réseau et les travaux d'investissement et, le cas échéant, de la nécessité de réserver des capacités afin de lui permettre de répondre rapidement aux demandes prévisibles de capacités mentionnées à l'article 23.
Le gestionnaire d'infrastructure s'efforce, dans la mesure du possible, de satisfaire toutes les demandes de capacités d'infrastructure, notamment celles portant sur les sillons qui traversent plus d'un réseau et de tenir compte de toutes les contraintes auxquelles les candidats doivent faire face, telles que l'incidence économique sur leurs activités.
Lorsque plusieurs demandes sont faites pour un même service, le gestionnaire d'infrastructure peut mettre en réserve un sillon qui sera accordé à l'entreprise ferroviaire qui assurera le service. A cette fin il peut, pour l'instruction des demandes d'attribution de sillons, demander des informations complémentaires portant sur la nature du service projeté. Il communique le projet d'horaire de service aux candidats connus et aux candidats potentiels qui souhaitent formuler des commentaires sur l'incidence que l'horaire de service pourrait avoir sur leur aptitude à fournir des services ferroviaires durant la période de validité de cet horaire. Ceux-ci disposent d'un mois pour présenter leurs observations. Le gestionnaire d'infrastructure adopte les mesures appropriées afin de prendre en compte les préoccupations exprimées. Le délai d'un mois étant expiré, le gestionnaire d'infrastructure leur communique une proposition définitive de sillons.
A l'issue de la procédure de programmation et de coordination, le gestionnaire d'infrastructure arrête l'horaire de service définitif et le rend public.