Le secrétariat de séance est assuré par un représentant de l'administration qui peut ne pas être un membre du comité.
Un représentant du personnel est désigné pour exercer les fonctions de secrétaire adjoint.
Un procès-verbal est établi après chaque séance. Il est signé par le secrétaire de séance et le secrétaire adjoint de séance, transmis aux membres du comité et approuvé lors de la séance suivante.