La commission est saisie par lettre recommandée avec avis de réception adressée à son secrétariat ou par voie électronique. Dans ce cas, le procédé technique utilisé doit assurer l'authentification de l'émetteur, l'intégrité du message et permettre de vérifier la réception du message par la commission à une date certaine.
Le ou les demandeurs doivent indiquer dans leur saisine leurs nom, qualité et adresse, ceux du défendeur ainsi que l'objet du litige ou de la difficulté. Si la demande est introduite par plusieurs locataires ayant avec un même bailleur une ou des difficultés de même nature, la saisine établie par chacun d'entre eux doit préciser le nom d'un ou de deux représentants communs à tous et qui seront expressément mandatés aux fins de conciliation. La demande émanant d'une association représentative de locataires doit également comporter le nom d'un ou de deux représentants de celle-ci.
La demande peut également être réalisée au moyen d'un formulaire prévu par un arrêté du préfet.
Lorsque la saisine est incomplète ou n'est pas adressée dans les formes requises, le demandeur en est informé par courrier ou par voie électronique si la saisine a été effectuée par cette voie. Le procédé technique utilisé doit, dans ce cas, assurer l'authentification de l'émetteur ainsi que l'intégrité du message.
Lorsque la demande est recevable, le secrétariat convoque les parties à la séance au cours de laquelle l'affaire sera examinée par lettre ou par voie électronique au minimum quinze jours avant la date retenue. Il précise l'objet du litige ou de la difficulté. Si la demande est introduite par une association représentative de locataires ou par plusieurs locataires, la convocation est adressée à leurs représentants désignés dans le document de saisine.
Les parties convoquées doivent se présenter en personne. Toutefois, elles peuvent se faire représenter par une personne dûment mandatée à cet effet ou se faire assister d'une personne de leur choix, à l'exclusion des membres titulaires ou suppléants de la commission.
Les représentants désignés dans leur saisine par une association ou par plusieurs locataires ne disposent pas de la faculté de se faire représenter.