L'agrément " vacances adaptées organisées " est délivré par le préfet pour une durée de cinq ans. Au cours de cette période, la personne physique ou morale agréée est tenue de transmettre au préfet, par tous moyens, y compris par télécopie ou par courrier électronique, un bilan circonstancié quantitatif, qualitatif et financier des activités de vacances adaptées organisées mises en œuvre dans le courant de l'année écoulée.
Le bilan précise les moyens mis en œuvre pour remédier aux dysfonctionnements éventuellement constatés lors des contrôles.
Il est tenu compte des bilans des quatre dernières années lors de l'examen de la demande de renouvellement d'agrément.