Deux mois avant le déroulement d'un séjour de vacances, toute personne physique ou morale détentrice de l'agrément " vacances adaptées organisées " est tenue d'informer, par tous moyens, y compris par télécopie ou par courrier électronique, sur la base d'un formulaire conforme à un modèle prévu par arrêté des ministres chargés des personnes handicapées et du tourisme, le ou les préfets des départements où est organisé ce séjour. Elle joint également à cette déclaration une copie de l'agrément qui lui a été délivré. Ce délai peut être réduit à un mois en cas d'urgence motivée.
Huit jours avant la date prévue pour l'organisation du séjour, le titulaire de l'agrément en confirme le déroulement auprès du ou des préfets des départements du ou des lieux concernés en renseignant le formulaire conforme à un modèle prévu par l'arrêté mentionné au premier alinéa.