Le LPO établit et tient à jour pour chaque candidat qu'il évalue un dossier des contrôles comportant notamment l'identité, les différentes pièces et rapports détaillés des contrôles effectués, et le niveau de compétence linguistique obtenu. Il tient ces dossiers à la disposition de l'autorité. Chaque dossier doit être conservé au moins sept ans. Ces dossiers doivent être portés à la connaissance des intéressés et visés par eux.