Pour permettre l'exercice de ses missions, les administrations communiquent à l'administrateur général des données, sur sa demande, les informations nécessaires à l'inventaire des données qu'elles produisent, reçoivent ou collectent. Cette documentation comprend notamment :
1° La liste des champs et tables mis en œuvre par le traitement et leur description détaillée ;
2° Un jeu de données illustratif du contenu du traitement ou du fichier, après suppression des données d'identification ;
3° Une description du processus de collecte et de mise à jour ;
4° Une description du contexte technique permettant d'apprécier la capacité à automatiser les échanges de données.