Les candidats au concours vidéo s'engagent à respecter le droit à l'image des personnes filmées et à leur faire signer un formulaire de cession gracieuse des droits sur leur image. De même, si un mineur est filmé, l'accord écrit des détenteurs de l'autorité parentale est sollicité et joint à la candidature. Enfin, les candidats doivent s'assurer de l'accord écrit des propriétaires lorsque des propriétés de personnes privées ou publiques sont filmées.
Un formulaire type de cession est disponible sur la page dédiée au prix " Egalité-E 2014 " sur le site : www.femmes.gouv.fr. Il pourra également être demandé en adressant un courriel à : presse-droitsdesfemmes@pm. gouv.fr.
Le formulaire est joint au dossier d'inscription. A défaut d'autorisation, les images mises en cause seront refusées et la candidature invalidée.
Les candidats s'engagent à autoriser gracieusement l'Etat à reproduire et diffuser leurs images, collectivement ou individuellement, ou les images les représentant, collectivement ou individuellement, directement ou indirectement, pour publications et communication publique (par tous moyens) et sur tout support pour permettre la promotion du concours et les droits des femmes.
Tout participant autorise, par avance, l'Etat à citer ses nom et prénom à des fins de communication sur le concours.